Mentoring

Każdy nowy członek klubu Top Careers Toastmasters (TCTM) ma obowiązek wybrania sobie Mentora spośród innych doświadczonych członków klubu. Mentor to osoba, która pomaga danemu członkowi w realizacji podstawowych programów edukacyjnych (Competent Communicator i Competent Leadership), tłumaczy założenia ścieżki Mówcy oraz ścieżki Lidera, możliwości realizacji poszczególnych ról funkcyjnych oraz objaśnia zasady organizacji spotkań klubowych. Mentor wspiera swojego podopiecznego tj. Mentorowanego (Mentee), dostrzega jego potencjał, wskazuje w jakim kierunku powinien się rozwijać i pomaga mu osiągnąć sukces.

W klubie Top Careers Toastmasters bazą Mentorów oraz przypisanych do nich Mentee zajmuje się Wiceprezes ds. Edukacji lub osoba przez niego oddelegowana.

Jeśli jesteś nowym członkiem klubu i otrzymałeś od Dyrektora ds. Członkowskich i Wiceprezesa ds. Edukacji podstawowe informacje, to już wiesz jak funkcjonuje klub i jakie masz możliwości rozwoju. Mentor, czyli doświadczony członek klubu wyjaśni Ci szczegółowo wszystkie zasady obowiązujące w klubie, rozwieje Twoje wątpliwości i wprowadzi Cię w świat Toastmasters.

  • Jeżeli chcesz zacząć realizować ścieżki edukacyjne Toastmasters, powinieneś posiadać Mentora, którego to Ty sam dla siebie wybierzesz.
  • WAŻNE: nie zwlekaj z podjęciem tej decyzji i wybierz dla siebie Mentora wkrótce po zapisaniu się do klubu!

Przy wyborze Mentora kieruj się następującymi zasadami:

  • Poproś osobę odpowiedzialną za mentoring w klubie (Wiceprezes ds. Edukacji lub osoba przez niego oddelegowana) o listę aktualnych Mentorów lub sam zapytaj konkretną osobę, która Cię interesuje o możliwość mentoringu,
  • Jeżeli wybrałeś/aś dla siebie Mentora z listy mentorów – skontaktuj się z nim lub porozmawiaj po spotkaniu klubu w celu ustalenia dalszej współpracy,
  • Pamiętaj, że jesteś w klubie po to aby się rozwijać, dlatego jeśli czegoś nie wiesz – po prostu zapytaj,
  • Nie zwlekaj i od samego początku angażuj się aktywnie w działalność klubu,
  • Bądź otwarty/a i chętny/a do pomocy, zgłaszaj nowe pomysły oraz propozycje zmian.

Czego możesz wymagać od Mentora:

  • Objaśnienia przebiegu spotkania klubu oraz jego poszczególnych części,
  • Przekazania informacji o zwyczajach w klubie oraz dostępnych zasobach wiedzy,
  • Poinformowania o Twoich obowiązkach jako członka TCTM,
  • Przekazania informacji jak objąć rolę w systemie Easy Speak oraz jak zgłosić się do przemówienia z podręcznika CC,
  • Pomocy przy przygotowaniu się do objęcia pierwszych ról funkcyjnych oraz pierwszych trzech przemówień,
  • Przekazania informacji co jest konieczne do uzyskania tytułu CC i CL,
  • Omówienia Twoich trzech pierwszych wystąpień oraz pełnionych funkcji na spotkaniu.

Mentor to doświadczony członek klubu, który:

  • Zrealizował co najmniej 5 mów z podręcznika podstawowego Competent Communicator (CC),
  • Oferuje swoją pomoc, wparcie i pozytywne nastawienie Mentorowanemu,
  • Dostrzega potencjał podopiecznego, wskazuje w jakim kierunku powinien się rozwijać i pomaga mu osiągnąć sukces na ścieżkach edukacyjnych Toastmasters,
  • Troszczy się o Mentorowanego udzielając mu wszelkich niezbędnych informacji, które służą jego dobremu wprowadzeniu w organizację i dalszemu usamodzielnieniu się w społeczności Toastmasters.

Jeśli chcesz zostać Mentorem:

  • Zgłoś się do osoby, która zajmuje się mentoringiem w klubie (Wiceprezes ds. Edukacji lub osoba przez niego oddelegowana),
  • Następnie zostaniesz wpisany na listę Mentorów, która jest przesyłana do wszystkich nowych osób wstępujących do klubu,
  • WAŻNE: podejmując się roli Mentora możesz zaliczyć 9 projekt z podstawowego podręcznika Competent Leadership (CL).

Pracując z Mentorowanym kieruj się następującymi zasadami:

  • Tłumacz i objaśniaj:
    – Strukturę Toastmasters International (TI),
    – Działanie i pracę w systemie Easy-Speak (ES) tj. potwierdzanie dostępności na spotkaniach, zgłoszenia na role funkcyjne oraz mowy,
    – Przebieg klubowego spotkania,
    – Zadania oraz cele poszczególnych ról funkcyjnych.
  • Opowiadaj i rozmawiaj na tematy związane z:
    – Twoim doświadczeniem w klubie i możliwościach rozwoju,
    – Klubowymi zwyczajami i obowiązkami członka klubu TCTM,
    – Dostępnymi zasobami wiedzy (biblioteka klubowa, pakiet startowy, oficjalna strona Toastmasters oraz klubu TCTM, fanpage na facebooku, materiały opisujące sposoby pełnienia funkcji i formularze dla osób funkcyjnych dostępnych na spotkaniach)
    – Rolą Zarządu klubu oraz wyjaśniaj z jakimi sprawami Mentorowany może się do nich zwracać,
    – Sposobami realizacji dostępnych ścieżek edukacyjnych w Toastmasters.
  • Wspieraj Mentorowanego:
    – Przy ustalaniu priorytetów oraz celów do realizacji ścieżki podstawowej CC i CL,
    – Przy zapisywaniu się na role funkcyjne oraz mowy,
    – W przygotowaniach do przemówień oraz pełnienia ról funkcyjnych na spotkaniach klubu.
  • Motywuj podopiecznego do aktywnej realizacji projektów i ról funkcyjnych.
  • Zachęcaj Mentorowanego:
    – Do udziału w wydarzeniach specjalnych realizowanych w klubie, jak i poza nim,
    – Do udziału w konkursach,
    – Do pełnienia funkcji w Zarządzie,
    – Poprzez udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej, chwaląc jego postępy oraz przekazując niezbędne porady.
  • Monitoruj postępy i zaangażowanie swojego podopiecznego.

WAŻNE: Pozostań w dobrym kontakcie telefonicznym lub mailowym z Mentorowanym! Możesz umówić się z nim na spotkanie, na którym przekażesz mu wszystkie niezbędne informacje i wytłumaczysz mu niezrozumiałe dla niego tematy. Zachęć podopiecznego do wyznaczenia daty pierwszej mowy. Konkretny termin dopinguje do wysiłku.

Po przybyciu na spotkanie klubowe:

  • Zapytaj Mentorowanego, czy potrzebuje jakiejś pomocy przed realizacją roli lub przed wygłoszeniem mowy.

Podczas spotkania klubowego:

  • Wspieraj Mentorowanego udzielając mu wskazówek i porad w sytuacji pojawienia się problemów,
  • Oceń realizację trzech podstawowych ról: Chronometrażysty, Kontrolera płynności i Gramatyka, pamiętając o tym aby Mentorowany kierował się założeniami z podręcznika podstawowego CL,
  • Oceń trzy pierwsze wystąpienia Mentorowanego z podręcznika podstawowego CC.

Role w trakcie spotkania

Nasze spotkania przebiegają wg. określonego wzoru zalecanego przez Toastmasters International. Pozwala to na sprawny przebieg spotkania i realizację merytorycznych zadań jakie stawiają sobie członkowie naszego klubu. Organizatorem spotkania jest Toastmaster wieczoru. To on ustala agendę i dba aby spotkanie przebiegało zgodnie z nią.  Główną częścią spotkania są przygotowane mowy, które nasi członkowie realizują zgodnie z programem Toastmasters zwiększając swoje zdolności komunikacyjne z każdą kolejną mową w czym pomagają  im członkowie oceniający mowy. Pomocą mówcom służy także zespół funkcyjny, który dba o różne aspekty  mów jak np.  czas wystąpień, płynność i poprawność gramatyczna wypowiedzi czy mowa ciała.

Na naszych spotkaniach doskonalimy nie tylko umiejętności przygotowywania i wygłaszania mów zaplanowanych. Częścią spotkania jest konkurs gorących pytań, gdzie losowo wybrani członkowie klubu są zaskakiwani nietypowymi pytaniami i bez przygotowania wygłaszają krótką wypowiedź. Rozwija to zdolności improwizacji i  umiejętność zachowania się w zaskakującej sytuacji.

Nad całością spotkania czuwa główny oceniający, który dba aby nasze spotkania były na coraz wyższym poziomie i coraz więcej dawały członkom klubu.

To życzliwy gospodarz prowadzący spotkanie zgodnie z agendą. Toastmaster dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada osoby wchodzące na scenę i prowadzi temat dnia. Toastmaster to najważniejsza rola podczas spotkania. Spraw, by uczestnicy czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Zadania Toastmastera:

Przygotowanie do pełnienia funkcji:

1. Przygotowanie do pełnienia funkcji może umożliwić Ci lista zadań do wykonania. Lista dostępna jest tutaj.

2. Wybierz interesujący temat, który pozwoli Ci zgromadzić materiał wystarczający na całe spotkanie. Pamiętaj, że pewnych kontrowersyjnych wątków (takich jak: polityka, religia, seks, używki) nie poruszamy w trakcie spotkań klubu. Nie martw się, jeśli podejmujesz temat, który ktoś przed Tobą realizował – możesz zaproponować inne podejście.

3. Przygotuj pytanie dnia – związane z tematem, które nie będzie zbyt trudne. Osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji. Dąż do tego, aby na pytanie dnia odpowiedzieli wszyscy uczestnicy spotkania

4. Ustal z Głównym Oceniającym, czy potwierdził obecność osób funkcyjnych, potwierdź obecność mówców oraz postaraj się obsadzić brakujące role, współpracując przy tym z Głównym Oceniającym, który odpowiada za obsadzenie osób funkcyjnych. Lista osób biorących udział w spotkaniu dostępna jest w programie Easy-Speak. Mówcy powinni podać swoich oceniających.

5. Podejmij decyzję, czy w trakcie spotkania to do Ciebie będzie należało przedstawienie mówców. Jeśli tak, dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów. Alternatywnie możesz poprosić poszczególnych ewaluatorów o przedstawienie mówców, których będą następnie oceniać. W takiej sytuacji ewaluatorzy powinni być zapoznani ze swoim zadaniem odpowiednio wcześnie.

6. We współpracy z VP ds. Edukacji przygotuj i wydrukuj (drukowanie jest opcjonalne i powinno być ograniczone do minimum) agendę spotkania (z programu Easy-Speak) w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Agenda powinna zostać wysłana do członków klubu za pośrednictwem komunikatora online (Messenger)

Bezpośrednio przed spotkaniem:

1. Przekaż agendy kontrolerowi płynności, ponadto – jeśli dysponujesz wydrukowanymi egzemplarzami agendy – zadbaj o ich rozdanie uczestnikom spotkania.

2. Jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i/lub przygotuj pomoce wizualne. Upewnij się, że Dyrektor ds. Administracji przygotował niezbędny sprzęt, aby uniknąć niespodzianek w trakcie spotkania. Przy nieobecności Dyrektora ds. Administracji na spotkaniu, o przygotowanie sprzętu i innych elementów (jak np. sztandar), możesz poprosić innych członków klubu, w szczególności członków Zarządu.

3. Upewnij się też, że wszystkie osoby funkcyjne dostały niezbędne wyposażenie.

3. Zareaguj na wszelkie „usterki z ostatniej chwili”, np. brak ewaluatora/członka zespołu funkcyjnego lub nieoczekiwana zmiana sali. Do Ciebie, we współpracy z Dyrektorem ds. Administracyjnych należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła.

W trakcie spotkania:

1. Rozpocznij spotkanie – w miły i ciepły sposób powiedz zgromadzonym, co czeka ich tego wieczoru. Ten moment może być stresujący, dlatego przygotuj się dobrze (szczególnie pierwsze zdanie) — możesz używać notatek. Zwróć uwagę na konieczność wyłączenia/wyciszenia telefonów komórkowych.

2. Aby wszystko było dobrze zrozumiałe, także dla gości, objaśnij znaczenie poszczególnych części spotkania oraz osób funkcyjnych; określ cel, limity czasowe oraz czemu służą poszczególne punkty agendy.

3. Zaproś Głównego oceniającego aby przedstawił swoją rolę i osoby funkcyjne.

4. Przedstaw pytanie dnia – upewnij się, że pierwszą osobą pytaną nie jest gość. Przypomnij, że każdy ma jedynie 30 sek. na udzielenie odpowiedzi. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas przeznaczony na prezentację.

5. Nie zapomnij o ciekawych przejściach pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania – dobre spotkanie przebiega gładko. Jednym ze sposobów na to jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.

6. Pamiętaj o inicjowaniu oklasków – Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uściskach dłoni wprowadzających osoby na środek i po zakończeniu ich wystąpienia.

7. Czas – spotkania rozpoczynają się punktualnie o 19:00. Jeśli musisz z jakichkolwiek powodów opóźnić rozpoczęcie spotkania, punktualnie o godzinie 19:00 ogłoś, że oficjalne rozpoczęcie odbędzie się np. o 19:15. Kontroluj przebieg spotkania (pod względem czasu) – trzymaj się agendy. Pilnowanie czasu zostanie ocenione przez Głównego Oceniającego. Jeśli mówcy przekraczają czas Ty musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu. Ty (a nie kontroler czasu!) odpowiadasz za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.

8. Przygotuj się na zapełnianie luk czasowych.

9. Zapobiegaj niepotrzebnym komentarzom oraz wtrącaniu się publiczności. Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Uczestnicy mogą zabierać głos jedynie poproszeni o to przez prowadzącego Gorące Pytania lub Toastmastera.

10. Nie przepraszaj – to jest podstawowa i bardzo ważna maksyma Toastmasterów: nie przepraszaj. Jeśli coś idzie źle, rzadko kiedy ktoś to zauważy. Nie ma nic złego w niewinnym kłamstewku: „W agendzie znajdziecie Gorące Pytania. Ponieważ temat jest jednak tak bardzo kontrowersyjny, zdecydowaliśmy się, że zamiast nich zrobimy Gorące Tematy”. Jeśli coś zabawnego się przydarzy – Żartuj z tego!

11. Na koniec spotkania zapytaj gości o ich komentarz (czy spotkanie przypadło im do gustu).

12. Upewnij się czy istnieją jakiekolwiek ogłoszenia, które powinny zostać przedstawione na końcu spotkania.

Po spotkaniu:

1. Pamiętaj o zaproszeniu uczestników spotkania na networking w ramach „after-party”.

Główny oceniający bacznie przygląda się całemu spotkaniu i ocenia wszystko co ma miejsce w jego trakcie. Komentuje elementy, które zasługują na pochwałę, jak i te wymagające poprawy. Oceniasz wywiązanie się z zadań wszystkich klubowiczów, którzy pełnili funkcje w trakcie spotkania. Pamiętaj, że ze względu na zakres poszczególnych ról nie musisz poświęcać tyle samo czasu każdej osobie, którą oceniasz – najważniejsi w Twojej ocenie powinni być Toastmaster oraz osoby oceniające. Oprócz omówienia poszczególnych ról, Twoim zadaniem jest również ogólne podsumowanie poziomu spotkania, np. czy zaczęło/skończyło się o czasie, czy sala była odpowiednio przygotowana, czy goście czuli się komfortowo, itp.

Zadania do wykonania:

1. Zorganizuj zespół funkcyjny z odpowiednim wyprzedzeniem. Przed spotkaniem upewnij się, że wszystkie osoby pełniące funkcje w trakcie spotkania stawiły się w miejscu spotkania lub stawią się wkrótce. Jeśli pozyskasz informację, że którakolwiek z osób funkcyjnych będzie nieobecna na spotkanie, lub istnieje ryzyko znacznego spóźnienia – poproś obecnych na spotkaniu członków, którzy nie podjęli się żadnych funkcji o zastępstwo. Dokonaj odprawy i upewnij się, że osoby pełniące funkcje w trakcie spotkania są świadome swoich obowiązków.

2. Zapoznaj się ponownie z zadaniami stawianymi przed osobami pełniącymi poszczególne funkcje podczas spotkania.

3. Przygotuj listę najwyżej trzech elementów najbardziej istotnych przy dobrym wypełnianiu każdej z ról, którą będziesz oceniać. Poświęć tym kwestiom szczególną uwagę w czasie oceny.

4. Zajmij pozycję w takim miejscu sali, tak aby mieć dobry ogląd zarówno sceny jak i publiczności

5. Przed swoim wystąpieniem sprawdź w programie, ile przeznaczono na nie czasu i trzymaj się tego!!! Ze względu na dużą liczbę osób, które musisz ocenić, Twoje poszczególne ewaluacje muszą być bardzo zwięzłe, ale treściwe.

Przedstawiając swoje recenzje:

1. Pamiętaj, że Twoim celem jest zmotywowanie występujących do dalszej pracy i robienia jeszcze większych postępów, uważaj więc na treść i formę tego, co mówisz.

2. W każdym przypadku używaj metody „kanapkowej”. (1) Rozpocznij recenzję od mocnych stron mówcy, a (2) następnie podpowiedz o tych elementach, których warto w przyszłości unikać oraz wskaż jak to zrobić. (3) W podsumowaniu powiedz co ci się najbardziej podobało.

3. Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do osoby, którą oceniasz. Mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.

4. Zaznacz, że przedstawiane uwagi to tylko i wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić). Unikaj sformułowań generalizujacych typu: “Uważamy…”, “Wszyscy zauważyli…” Używaj za to: “Moim zdaniem…”, “Zauważyłam/łem…”

Omawiając poszczególne role zwróć uwagę na:

Oceniający wystąpienia

Osobom oceniającym dobrze jest poświęcić relatywnie więcej czasu niż innym rolom. oceniają pełnienie tej funkcji wskaż:

  • Jak skutecznie były przytaczane przykłady tego, co mówca wykonał prawidłowo podczas wystąpienia?
  • Czy oceniający skomentował wypełnienie celów projektu według podręcznika, odniósł się do poprzednich projektów i celów indywidualnych mówcy.
  • Jak skutecznie zostały przedstawione sugestie na temat tego co należy poprawić?
  • Co można by zrobić inaczej aby funkcja była bardziej przydatna?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Toastmaster

Zwróć szczególną uwagę na utrzymywanie pozytywnej energii podczas spotkania i zainteresowanie widowni. Oceniając wskaż:

  • Czy Toastmaster był przygotowany do prowadzenia spotkania?
  • Czy spotkanie rozpoczęło się i zakończyło zgodnie z agendą?
  • Czy lider zniechęcał zebranych do przerywania i, jeśli było to potrzebne, czy powtarzał kluczowe fragmenty, by wspomóc zrozumienie?
  • Czy sala została udekorowana?
  • Czy były płynne przejścia między wystąpieniami?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Chronometrażysta

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

  • Jak dobrze została wytłumaczona rola w początkowej prezentacji i jak dokładnie złożony raport końcowy?
  • Czy chorągiewki symbolizujące upływ czasu poszczególnych części spotkania były widoczne?
  • Co można by zrobić inaczej aby funkcja była bardziej przydatna?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Kontroler płynności

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

  • Jak dobrze została wytłumaczona rola w początkowej prezentacji i jak dokładnie złożony raport końcowy?
  • Czy słychać było często i głośno dźwięk cymbałek?
  • Co można by zrobić inaczej aby funkcja była bardziej przydatna?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Gramatyk

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

  • Jak dobrze została wytłumaczona rola w początkowej prezentacji i jak dokładnie złożony raport końcowy?
  • Czy zostały przedstawione konkretne przykłady i zalecenia?
  • Czy słowo dnia wzbogaciło język członków klubu?
  • Co można by zrobić inaczej aby funkcja była bardziej przydatna?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Prowadzący Gorące Pytania

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

  • Jak dobrze zostały wytłumaczone zasady konkursu?
  • Czy były płynne przejścia między pytaniami?
  • Czy prowadzący powtórzył na koniec konkursu kto odpowiadał i na jakie pytanie?
  • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej roli?

Zadaniem kontrolera płynności na spotkaniu jest zwracanie uwagi na słowa i dźwięki używane jako wypełnienie ciszy. Funkcja ta wymaga bardzo dużego skupienia, doskonale pomaga w kształtowaniu umiejętności słuchania.

Kiedy należy uderzyć w cymbałki? Po usłyszeniu w wypowiedzi:

– tak zwanych „jęków namysłu”: eeeee, yyyyy, hmmmm
– słów takich jak: więc, no wiesz, ok
– niepotrzebnie powtarzanych wyrazów: to znaczy, to znaczy
– pauz, które nie pełnią w wypowiedzi żadnej funkcji.

Zadania do wykonania:

1. Przed spotkaniem pobierz z pudełka narzędzie do kontroli płynności mowy.

2.  Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wytłumacz jasno i treściwie na czym polega twoja rola i zademonstruj dźwięk cymbałek, którymi będziesz zwracać uwagę na płynność wypowiedzi. Przygotuj kilka zdań tak, aby goście wiedzieli kiedy i dlaczego będziesz uderzać w cymbałki. Masz na to jedną minutę.

3. Gdy tylko w wypowiedzi którejkolwiek z osób pojawią się niepotrzebne wypełniacze uderz w cymbałki.

4. Nie bój się uderzać w cymbałki! Dźwięk ich powinien być słyszalny podczas spotkania. Tylko zwracając uwagę na zbędne dźwięki możemy świadomie je eliminować.

5. Nie sygnalizujemy dźwięków namysłu w następujących sytuacjach:

– Podczas wystąpień gości, warsztatów itp.

– Podczas pierwszych wystąpień w klubie   tzn. mowy aplikacyjnej oraz Ice breakera.

–  Wtedy gdy wydawane przez ciebie dźwięki zbyt stresują mówcę.

6. Zapisuj kto ile razy użył niepożądanych dźwięków.

7. W raporcie końcowym opowiedz jak często konieczne było użycie cymbałek i jakie najczęściej błędy się pojawiały. Doradź jak udoskonalać przemowy by się ich pozbyć. Unikaj podawania ilości wydawanych dźwięków przez poszczególne osoby,  ale możesz wyróżnić osoby, które ani razu nie użyły niepotrzebnych wypełniaczy.

Jest odpowiedzialny za mierzenie czasu. Każdy element spotkania ma określoną długość, której nie można przekroczyć. Dobry mówca powinien umieć wyrazić swoje myśli w określonych ramach czasowych, na straży tego stoi właśnie chronometrażysta.

Zadania do wykonania:

1. Przed spotkaniem pobierz z walizki 3 chorągiewki (czerwona, żółta, zielona) i przygotuj stoper. 

2. Usiądź tuż przy scenie, aby być dobrze widocznym dla mówców i uczestników spotkania.

3. Zapoznaj się dokładnie z agendą spotkania, zwróć szczególną uwagę na czas przydzielony każdemu z mówców.

4. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego pokaż i wytłumacz znaczenie rekwizytów, za pomocą których będziesz odmierzać czas. Masz na to jedną minutę.

5. Zapisuj czas mówców, oceniających, osób odpowiadających na Gorące Pytania – informacje te będą Ci potrzebne podczas zdawania końcowego raportu.

6. Odmierzaj czas każdemu występującemu na scenie wedle następującej zasady:
Przykład: Mówca – standardowa mowa od 5 do 7 minut
a. po 5 min – podnosisz i trzymasz zieloną flagę, minął minimalny czas wystąpienia
b. po 6 min – podnosisz i trzymasz żółtą flagę, należy zbliżać się do końca wystąpienia
c. po 7 min – podnosisz i trzymasz czerwoną flagę, należy jak najszybciej zakończyć i wrócić na miejsce.

Flagi zieloną i żółtą trzymaj w górze do momentu, aż nabierzesz pewności że mówca ją zauważył. Flagę czerwoną trzymaj w górze do czasu aż mówca zakończy wystąpienie. Jeżeli mówca przekroczy czas o więcej niż 30 sekund i nadal nie będzie kończył mowy, możesz zacząć machać flagą aby wywrzeć na mówcy presję aby jak najszybciej zakończył wystąpienie.

7. Podczas Gorących pytań mierz czas:
a. trwania całej sesji gorących pytań. Jeśli przekracza ona ilość minut podaną w agendzie – zasygnalizuj to Prowadzącemu Gorące Pytania za pomocą czerwonej flagi.
b. odpowiadających na Gorące Pytania. Sygnalizujesz flagami upływający czas (1 minuta – zielona, 1,5 minuty – żółta, 2 minuty – czerwona).

8. Czas mierzymy od pierwszej interakcji mówcy z widownią. Może to być pierwsze słowo, gest lub zmiana pozycji. Mówca ma prawo po zapowiedzi odczekać, aż widownia się uciszy a podczas gorących pytań zastanowić się nad odpowiedzią nie dłużej niż 30 sekund.

9. Podczas spotkania odbywają się konkursy mów, ocen i gorących pytań. Jeżeli mówca będzie mówił krócej niż 30 sekund niż czas minimalny lub dłużej niż 30 sekund niż czas maksymalny  to jest zdyskwalifikowany i nie bierze udziału w konkursie. Np. podczas mowy 5 do 7 minut mówca zostanie zdyskwalifikowany jeżeli będzie mówił krócej niż 4 minuty 30 sekund lub dłużej niż 7 minut 30 sekund.

10. Raport końcowy powinien zawierać jedynie: imię i nazwisko, tytuł przemowy oraz czas wystąpienia. Nie udzielaj żadnych opinii lub informacji wartościujących (stwierdzenie: „fantastyczna wypowiedź X na temat Y” jest opinią, unikaj przymiotników!)

11.  Współpracuj z Toastmasterem w celu sprawnego przebiegu spotkania. W razie opóźnień, proponuj proaktywnie działania w celu maksymalnego zmniejszenia opóźnienia.

12. Po spotkaniu odłóż chorągiewki do pudełka z narzędziami w odpowiednie miejsce.

Gramatyk w czasie spotkania wychwytuje wszystkie błędy oraz „perełki” językowe czy ciekawe połączenia wyrazowe używane przez mówców. Wprowadza nowe, rzadko używane słowo, wybierając „słowo dnia”.

Zadania do wykonania:

1. Dowiedz się od Toastmastera jaki jest temat przewodni spotkania i dostosuj do niego słowo dnia. Celem wszystkich występujących będzie wplecenie go w swoje wypowiedzi. Słowo dnia powinno rozszerzyć słownik Toastmasterów. Podręcznik zaleca aby był to przymiotnik lub przysłówek, ponieważ łatwiej użyć go w zdaniu, jednak nie wyklucza to rzeczowników. Przygotuj krótką definicję słowa dnia i podaj przykład jak można użyć go w zdaniu.

2. Przed spotkaniem wydrukuj słowo dnia odpowiednio dużą czcionką i naklej wydrukowane wcześniej kartki w 3 widocznych punktach sali – nożyczki i taśmę potrzebną do tego weź z pudełka z narzędziami. Po przyklejeniu wszystkich kartek odłóż z powrotem narzędzia do pudełka.

3. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wytłumacz jasno i treściwie na czym polega twoja rola i podaj słowo dnia. Masz na to dwie minuty. Toastmaster powinien zapisać słowo dnia na tablicy tak, aby było widoczne.

4. Licz podczas spotkania, kto ile razy użył słowa dnia.

5. Notuj wszystkie ciekawe sformułowania lub kreatywne neologizmy.

6. Notuj powtarzanie słów, błędy językowe, gramatyczne i stylistyczne jak również błędy w dykcji. Przedstaw propozycję poprawy błędu.

7. Jeżeli samemu ciężko będzie ci znaleźć błędne i poprawne sformułowania, zawsze możesz o to spytać członków klubu w czasie przerwy.

8. Pod koniec spotkania Główny Oceniający poprosi o raport. W raporcie użyj metody „kanapkowej”:

  • rozpocznij swoją recenzję od elementów które Ci się podobały
  • następnie podpowiedz jak poprawić błędy, których warto unikać
  • w podsumowaniu postaraj się ponownie uwypuklić pozytywne elementy.

Sesja “Gorących Pytań” umożliwia naukę formułowania krótkich (od 1 do 2 minut), płynnych i treściwych wypowiedzi. W jaki sposób poprowadzisz tę sesję zależy tylko od Ciebie – im bardziej oryginalnie i ciekawie, tym lepiej. Jest jednak parę reguł, dzięki którym gorące pytania mogą okazać się jeszcze bardziej wartościowym punktem programu.

Realizacja projektu ze ścieżki Kompetentnego Lidera

Jeśli w ramach pełnionej funkcji realizujesz jeden z projektów Kompetentnego Lidera zapoznanej się z założeniami projektu. Wydrukuj i przynieś na spotkanie formularz oceny dostępny tutaj, odpowiadający realizowanemu przez Ciebie projektowi. Poproś jednego z członków klubu aby ocenił twoją rolę. Po spotkaniu wręcz wypełniony formularz Vice-Prezesowi ds. Edukacji.

Zadania do wykonania:

1. Dowiedz się od Toastmastera jaki jest temat przewodni spotkania i dostosuj do niego Gorące Pytania.

2. Przygotuj wcześniej 5 lub 6 pytań, które pozwolą odpowiadającym rozwinąć temat i przedstawić własne zdanie. Niech nie będą zbyt długie lub skomplikowane. Zbuduj je w taki sposób, aby odpowiadający jasno wiedział czego dotyczy pytanie.

3. Zapoznaj się z czasem przeznaczonym na całą sesję Gorących Pytań. Współpracuj z Chronometrażystą i sprawdzaj ile minut zostało do zakończenia sesji. Ważne aby zmieść się w czasie, a nie zadać wszystkie przygotowane pytania.

4. Przed spotkaniem przygotuj szarfę dla zwycięzcy konkursu odpowiedzi na Gorące Pytania.

5. Sesja gorących pytań ma funkcję edukacyjną i służy wszystkim członkom klubu po równo. Dlatego nie pytamy gości. Nie pytamy ochotników. Wybierając osoby do odpowiedzi sprawdź w grafiku VPE kto był najdawniej pytany. Odpowiadać może każdy członek klubu ale nie wybieramy osób, które już tego dnia według agendy będą występowały na scenie.

6. Kiedy wyjdziesz na środek bądź entuzjastyczny. Opowiedz, że jest to konkurs, którego celem jest: nauka szybkiego myślenia oraz formułowania klarownych i treściwych wypowiedzi pod presją czasu. Zaznacz, że każdy z mówców musi się zmieścić między 1 a 2 minutami. Na zakończenie sesji publiczność zdecyduje czyja odpowiedź najbardziej im się podobała i wpisze imię zwycięzcy na karteczce, którą ma przed sobą.

7. Przypomnij mówcom, aby w miarę możliwości jak najczęściej używali w wypowiedziach słowo dnia.

8. Utrzymuj napięcie czyli nie zdradzaj listy potencjalnych mówców.

9. Sprawnie przechodź od jednego pytania do drugiego, nie rób zbyt długich komentarzy.

10. Nie zadawaj tego samego pytania dwóm osobom.

11. Na zakończenie sesji spytaj Chronometrażystę czy każdy zmieścił się w czasie. Przypomnij widowni osoby biorące udział w konkursie, które zmieściły się w czasie  i na jakie pytania odpowiadały. Następnie zaproś publiczność do wpisania imienia zwycięzcy na kartce.

12. Zazwyczaj konkurs Gorących Pytań jest ostatnim konkursem na spotkaniu, wiec po jego zakończeniu wraz z opiekunem gości zbierz karty do głosowania i policz głosy. W określonym w agendzie momencie wyjdź na scenę, wskaż zwycięzcę, wręcz szarfę i przekaż gratulacje.

Powodzenia!

Każdy mówca jest kluczową postacią w czasie spotkania. Swoje wystąpienie przygotowuje w oparciu o projekty realizowane w ramach wybranej ścieżki Pathways.

Zadania do wykonania:

1. Za pośrednictwem strony Base Camp wybierz adekwatną dla siebie ścieżkę oraz zaznacz w systemie swój wybór wraz z potwierdzeniem rozpoczęcia realizacji wybranej ścieżki.

2. Złóż w Easy-Speak żądanie o przydzielenie terminu mowy (Request) wraz z potwierdzeniem, że wybór w Base Camp został dokonany i podaj preferowane przez Ciebie terminy. Jeżeli chcesz zwiększyć szanse na przydzielenie szybszego terminu mowy to umieść w żądaniu temat mowy.  Upewni to VPE, który przydziela terminy mów, że jesteś już gotowy do jej wygłoszenia. Każdy projekt bazuje na umiejętnościach wyniesionych z poprzednich, dlatego należy realizować je w kolejności.

3. Wybierz kto z członków klubu mógłby oceniać twój projekt. Porozmawiaj ze swoim oceniającym o wystąpieniu. Wskaż mu elementy, na które chcesz, żeby zwrócił uwagę.  Jeżeli wygłaszasz jedną z 3 pierwszych mów to zazwyczaj Twoim oceniającym jest Twój mentor.

4. Przygotuj mowę i przećwicz ją, aby sprawdzić, czy mieścisz się w zaplanowanym czasie. Pamiętaj, aby w swojej mowie nie poruszać tematów dotyczących: religii, polityki, seksu, używek.

5. Jeśli masz mowę, która wymaga użycia rzutnika i ekranu to pamiętaj o zgłoszeniu potrzeby zapewnienia odpowiedniego sprzętu do Dyrektora ds. Administracji z odpowiednim wyprzedzenie, a w dniu spotkania koniecznie przyjdź minimum 20 minut przed rozpoczęciem spotkania i uruchom laptop wraz z pilotem do prezentacji oraz ustaw odpowiednio rzutnik, tak aby przetestować funkcjonowanie prezentacji przed spotkaniem.

6. Przed spotkaniem wręcz oceniającemu kartę oceny projektu wydrukowaną z Base Camp.

7. Aby uniknąć stresu związanego z wyjściem na scenę, usiądź z przodu, by szybko i łatwo rozpocząć wystąpienie. Uważnie zaplanuj swoje wyjście na scenę i rozpoczęcie wystąpienia.

8. Kiedy zapowie Cię Toastmaster, zgrabnie przejdź na scenę i zacznij wystąpienie. Kiedy zaczynasz swoje wystąpienie, zwróć się najpierw do Toastmastera i słuchaczy. Kiedy skończysz, poczekaj aż Toastmaster wróci na środek sali i dopiero Ty wróć na swoje miejsce.

9. Podczas oceniania Twojego wystąpienia słuchaj uważnie pomocnych uwag, które uwzględnisz w następnym wystąpieniu. Zwróć uwagę na sugestie od innych członków klubu.

10. Jeśli chcesz otrzymać nagranie swojej mowy, zgłoś tę prośbę do Opiekuna Technicznego.

Celem oceniającego jest pomóc mówcy i zachęcić go do rozwoju umiejętności publicznego przemawiania. Rzetelna ocena jest bardzo ważna, dołóż więc wszelkich starań aby mówca wyniósł z Twojej recenzji dużo cennych informacji, które zmotywują go do dalszej pracy, podejmowania kolejnych wyzwań i robienia jeszcze większych postępów. Osoba przemawiająca musi poczuć, że jej wystąpienie było ciekawe i warto przemawiać częściej. Oceniający musi utrwalić w mówcy przekonanie, że może on dokonać pozytywnych zmian. Przez delikatne udzielanie użytecznych rad motywujesz członka klubu do dalszej ciężkiej pracy. Pamiętaj, że dobre ocenianie może pomóc drugiej osobie w odkryciu nowej jakości życia.

Zadania do wykonania

1. Przed spotkaniem skontaktuj się z mówcą, zapytaj który projekt będzie realizowany. Przejrzyj cele projektu. Zbierz informacje o tym, co mówcy sprawia szczególną trudność i spytaj czy ma do Ciebie jakieś pytania, a także na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę w ramach oceny.

2. Odbierz od mówcy arkusz oceny przewidziany do projektu mówcy.

3. Przed wygłoszeniem mowy, przedstaw mówcę oraz założenia projektu, którym mówca stawia czoła. Pamiętaj o ciekawym przedstawieniu postaci.

4. Słuchaj i obserwuj bardzo uważnie przemawiającego, starając się wychwycić najbardziej pozytywne elementy wystąpienia warte podkreślenia oraz te, które szczególnie należałoby poprawić.

5. Zapisuj spostrzeżenia w karcie oceny.

6. Jeśli widzisz w tym wartość dodaną, zapytaj w trakcie przerwy o opinie na temat mowy innych uczestników spotkania.

7. Przedstaw ocenę przemówienia.

8. Podczas wygłaszania oceny, oceniający nie powinien „błyszczeć” na tle mówcy. Uwypuklony musi być mówca i jego rozwój.

9. Zaznacz, że przedstawiane uwagi to wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić). Unikaj sformułowań generalizujących typu: “Uważamy…”, “Wszyscy zauważyli…” Używaj za to: “Moim zdaniem…”, “Zauważyłam/łem…”.

10. Ocenę przedstaw z użyciem metody „kanapkowej”. Technika kanapki:

  • Mocne strony mówcy – rozpocznij swoją recenzję od mocnych stron mówcy. Warstwy zewnętrzne, czyli początek i koniec oceny są zawsze pozytywne! Ocena zaczyna się uwypukleniem i omówieniem mocnych cech wystąpienia.
  • Do poprawy 2-3 elementy – podpowiedz jak poprawić błędy. Wskaż maksymalnie 3 elementy do poprawy. Mów o tym co Twoim zdaniem można było zrobić inaczej, ciekawiej. Informacja zwrotna musi być konkretna, nie może zawierać ogólników. Podaj tylko te elementy, które mówca ma realną możliwość poprawić. Jeśli elementów do poprawy jest więcej, resztę możesz omówić z mówcą w rozmowie prywatnej. Zawsze pozostawiaj osobę, którą oceniasz z czymś nad czym powinna popracować.
  • Wskaż co Tobie się najbardziej podobało – początek i koniec oceny jest najlepiej zapamiętywany przez mówcę. W podsumowaniu powiedz, co Tobie najbardziej się podobało. Pamiętaj, by odpowiednio przygotować „kanapkę” i jej mocne motywujące zakończenie np. z niecierpliwością czekam na twoje kolejne wystąpienie.

11. W swojej ewaluacji zwróć szczególną uwagę, czy mówca wypełnił cele projektu według podręcznika. Odnieś się do celów indywidualnych mówcy – czy zostały osiągnięte. Czy zostały wykorzystane umiejętności z poprzednich projektów. Nie pozwól mówcy na zignorowanie poważnych błędów: jeżeli są osobiste, napisz je lub wskaż mówcy w rozmowie prywatnej, ale nie mów o nich głośno. Przekaż mówcy zasłużone pochwały i taktowne sugestie w taki sposób, żeby go nie urazić.

12. Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do przemawiającego. Mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.

13. Pamiętaj, żeby przedstawić swoją ocenę w wyznaczonych ramach czasowych.

Poniższe elementy pozwolą Ci błyskawicznie ocenić mówcę, dostarczając mu wielu informacji na temat wystąpienia.

1. Głos – przemowa musi być dobrze słyszalna w każdej części sali. Głos należy odpowiednio modulować tak, by oddawał emocje związane z tematem wystąpienia. Cechy dobrego głosu to odpowiednia głośność, wysokość, tempo mówienia, barwa głosu oraz odpowiedni oddech.

2. Płynność wymowy – tak zwane „jęki namysłu”, czyli wszystkie pauzy typu” „eeeeeee”, „yyyyyy”, „hmmmmmmm” lub inne słowa wypełniające jak: „wiesz”, „no nie?”, „ok”, „idziemy dalej” itp. nie mogą się znaleźć w dobrym wystąpieniu.

3. Struktura przemówienia – prawidłowo skonstruowana mowa potrzebuje wyraźnego wstępu, rozwinięcia tematu oraz zakończenia. Początek i koniec powinny do siebie nawiązywać. Całość musi przykuć uwagę publiczności od samego początku, dostarczyć rozrywki oraz wywołać pozytywne wrażenie na słuchaczach.

4. Przejścia między częściami wystąpienia – zachowanie spójności mowy bez nagłej „zmiany tematu/wątku” lub wyraźnego oddzielania elementów struktury przemówienia.

5. Mowa ciała – prawidłowe poruszanie się podczas przemówienia (pewne, zdecydowane, po całej „scenie”), wyraźne akcentowanie szczególnie ważnych części przemowy, wyraz twarzy, swoboda ruchów, kontakt wzrokowy z publicznością, odpowiednia postawa ciała oraz gestykulacja.

6. Wygląd – parafrazując znane powiedzenie „jak wyglądasz tak Cię odbierają”. Mówca musi być odpowiednio nieskazitelnie ubrany. Jeśli dobrze wyglądasz, to i dobrze się czujesz.

7. Oryginalność przemówienia – nowe pomysły ujęcia tematu, wykorzystane pomoce itp.

8. Reakcja widowni – śmiech, zainteresowanie.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Mowa ciała to jeden z elementów komunikacji niewerbalnej, za pomocą którego mówca przekazuje aż połowę informacji podczas swojego wystąpienia. Poprawna postawa, kontakt wzrokowy, zgodność gestów z przekazem werbalnym to elementy znacząco wpływające na odbiór przemawiającego, jako szczerego, uczciwego i wiarygodnego mówcy. Mowa ciała jest równie istotna w rozwoju profesjonalnego mówcy jak i przekaz ustny. Dlatego też Twoja informacja zwrotna jest bardzo ważna, dołóż więc wszelkich starań aby mówca wyniósł z niej jak najwięcej.

Zadania do wykonania:

  1. Zapoznaj się z agendą spotkania. Pamiętaj, że oceniasz nie tylko mówców, ale również osoby funkcyjne i Toastmastera.
  2. Zapoznaj się podręcznikiem „Gestures: Your Body Speaks” (Item 201). Przy ocenie mowy możesz wspierać się kartą ocen zamieszczoną na stronie 17 tego podręcznika. Link do podręcznika
  3. Słuchaj i obserwuj uważnie przemawiającego. Staraj się wychwycić najciekawsze elementy wystąpienia warte podkreślenia oraz te, które szczególnie należałoby poprawić. Zwróć szczególną uwagę na:
    • Posturę. Czy mówca jest pewny siebie, czy nerwowy? Czy czuje się komfortowo na scenie? Czy jest wyprostowany czy przygarbiony?
    • Gestykulację: Czy gesty są dopasowane do wypowiadanych słów, wzmacniają je czy są przypadkowe? Czy są naturalne i spontaniczne, czy raczej wyuczone i sztuczne? Czy są precyzyjne, czy nieczytelne?
    • Ruchy ciała: Czy są żywe i płynne, czy nie? Czy są pełne gracji, czy niezdarne? Czy są celowe, czy przypadkowe? Czy przyciągają uwagę słuchaczy, czy raczej rozpraszają?
    • Mimika: Czy jest ekspresyjna, czy kamienna? Czy jest przyjazna i naturalna, czy nieprzyjazna i sztuczna? Czy wyraz twarzy jest zgodny z przekazem, czy nie?
    • Kontakt wzrokowy: Czy jest utrzymywany z publicznością, czy go nie ma? Czy jest naturalny i płynny, czy sztuczny i wymuszony? Czy jest spontaniczny, czy schematyczny?
  4. Zapisuj spostrzeżenia w karcie oceny.
  5. Przedstaw ocenę wszystkich przemówień, osób funkcyjnych. Twoja ocena może być natury ogólnej – tj. nie musisz odnosić się do każdego występującego indywidualnie.
  6. Zaznacz, że przedstawiane uwagi to wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić). Unikaj sformułowań generalizujących typu: „Uważamy…”, „Wszyscy zauważyli…”, Używaj za to: „Moim zdaniem…”, „Zauważyłam/łem…”
  7. Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do przemawiającego, jako, że mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.
  8. Przekaż mówcy zasłużone pochwały i taktowne sugestie w taki sposób, w jaki sam chciałbyś otrzymać je od innych.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Uważność językowa jest tą umiejętnością, która sprawia, że nasze wypowiedzi są nie tylko poprawne gramatycznie, o co dba gramatyk,  ale także są precyzyjne, pozbawione niepotrzebnych elementów oraz przyjazne dla słuchaczy, pozbawione presji  i przemocy. Przykładami niefortunnych wypowiedzi są:

  • “Musicie starać się o jak najlepsze wyniki”.   Lepiej powiedzieć: “Warto starać się o jak najlepsze wyniki”.
  • “Walczymy z mową nienawiści.” Lepiej powiedzieć: “Dbamy o przyjazną komunikację”.
  • “Chciałbym powiedzieć, że nie lubię pływać.” Lepiej powiedzieć: “Nie lubię pływać”.
  • “Powiem Wam szczerze, że nie chcę tam jechać.” Lepiej powiedzieć: “Nie chcę tam jechać”.
  • “Ponieważ kończy mi się czas, to będe kończył wystąpienie”. Całkowicie zbędna wypowiedź.

Zadania do wykonania:

  1. Zapoznaj się z agendą spotkania. Pamiętaj, że oceniasz nie tylko mówców, ale wszystkie wypowiedzi ze sceny i z sali.
  2. Poszukaj w internecie informacji o uważności językowej aby jak najlpiej pełnić tę rolę.
  3. Słuchaj uważnie wszystkich wypowiedzi i notuj wszystkie niefrotunne wypowiedzi.
  4. W raporcie przytocz zanotowane zdania bez wskazywania osób, które je wypowiedziały. Wytłumacz dlaczego dana wypowiedź może być uznana za niewłaściwą i zaproponuj jak można to  samo wyrazić lepiej.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Rolą Słuchacza jest zachęcać osoby obecne na spotkaniu do uważnego słuchania wystąpień.  Pod koniec spotkania,  w czasie przeznaczonym do składania raportów, Słuchacz przeprowadza quiz zadając pytania o fakty, szczegóły, informacje, które znalazły się w wypowiedziach mówców.

Zadania do wykonania

1. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wytłumacz jasno i treściwie na czym polega twoja rola. Podkreśl  jak ważne jest uważne słuchanie, skupianie się na mówcy. Możesz przypomnieć, że rozmowy na sali bardzo przeszkadzają w uważnym słuchaniu. Masz na wyjaśnienie swojej roli minutę. Zapowiedz, że zamiast raportu poprowadzisz quiz na najlepszego słuchacza i możesz nawet przygotować jakiś drobiazg jako nagrodę.

2. Wyłapuj ciekawe, nietypowe lub humorystyczne fakty i dane z wypowiedzi mówców.

3. Pod koniec spotkania Główny Oceniający poprosi o raport – wtedy przeprowadź quiz. Dla zwiększenia atrakcyjności możesz pytania uatrakcyjnić humorem lub zadawć je nie wprost. Np. jeżeli z opowieści mówcy wynika, że jego brat nie umie pływać, spytaj, kto nie mógłby być ratownikiem.

Na niemal każdym spotkaniu klub odwiedzają nowe osoby. Zadaniem Opiekuna Gości jest życzliwe przywitanie tych osób i udzielenie im wszelkich informacji o klubie. Dzięki temu budujemy pozytywną atmosferę na spotkaniach oraz przyczyniamy się do postrzegania klubu jako przyjaznego miejsca otwartego na nowych członków.

Zadania do wykonania:

Przed spotkaniem:

  1. Przyjdź na spotkanie przynajmniej 15 minut przed rozpoczęciem, aby powitać gości.
  2. Przed spotkaniem pobierz z pudełka Księgę Gości i wręcz ją przychodzącym gościom i zachęć do pozostawienia wpisu (może to być pochwała, komentarz do spotkania).
  3. Przedstawiając swoją rolę pokaż się gościom i zachęć ich, żeby w przerwie lub po zakończeniu spotkania nie wahali się podchodzić do Ciebie lub Twoich pomocników i zadawać nurtujących ich pytań. Przypomnij o wypełnieniu ankiety Gościa i zwróceniu ich Tobie. Poinformuj, że dane gości są bezpieczne, nie będą nikomu udostępniane i zostaną użyte tylko do wysłania jednego emaila z informacjami o klubie.

W trakcie spotkania:

  1. Do Twoich zadań przed spotkaniem, w przerwie i ewentualnie po zakończeniu spotkania należą:
    • podchodzenie do gości i rozmawianie z nimi
    • opowiadanie czym jest Toastmasters i w jaki sposób mogą przystąpić do klubu
    • odpowiadanie na pytania
    • cierpliwe słuchanie oraz zbieranie informacji o wrażeniach ze spotkania
  2. Twoim ukrytym pomocnikiem ZAWSZE jest Wiceprezes ds. Członkowskich lub osoba przez niego/nią mianowana. Dodatkowo możesz poprosić również innego członka klubu o pomoc, zwłaszcza kiedy jest wielu gości. Ponieważ część osób ma podobne pytania dobrym pomysłem jest zebranie kilku gości i jednoczesne przekazywanie informacji na zasadzie luźnej rozmowy. Ważne jest to, aby nikt nie czuł się pominięty.
  3. Nie zapominaj o:
    • przedstawieniu się i podaniu ręki przy powitaniu
    • uśmiechu
    • pozytywnym nastawieniu
    • szczerym zainteresowaniu drugą osobą
  4. Pamiętaj, że w dużej mierze to od Twojego zaangażowania zależy czy gość zechce odwiedzić nas po raz kolejny lub nawet zostać członkiem naszego klubu.

Po spotkaniu:

  1. Pamiętaj o tym, że rola Opiekuna Gości nie kończy się wraz ze spotkaniem. Kompleksowa opieka nad gośćmi powinna być kontynuowana także w trakcie after-party. O ile nie występują okoliczności, które uniemożliwiałyby Ci udział w after-party, pamiętaj o tym aby zadbać o gości także w trakcie tego spotkania.

1. Najlepszy Mówca – głosowanie publiczności na najlepszego mówcę;

2. Najlepszy Oceniający – głosowanie publiczności na najlepszego oceniającego;

3. Najlepszy odpowiadający na Gorące Pytania – głosowanie publiczności na zwycięzcę w konkursie Gorących Pytań;

4. Najlepszy Humor – głosowanie publiczności na osobę  która emanuje pozytywną energią i angażując się w spotkanie, np. zapowiadając funkcję, zdając raport, prowadząc spotkanie, oceniając innych, odpowiadając na pytanie dnia, lub Gorące Pytanie  stosuje przy tym poczucie humoru, które rozbawia publiczność i powoduje tym samym, że przekaz na dłużej pozostaje w pamięci słuchaczy.

Dba o wszelkie aspekty techniczne podczas spotkania. Jest to nowa funkcja, która wykształciła się po przejściu na tryb zdalny (spotkania w aplikacji Zoom), kiedy potrzebna była jedna osoba odpowiedzialna za moderowanie całego wydarzenia, a także dzięki stopniowemu wdrażaniu przez klub nowych technologii, jak np. głosowania odbywające się za pośrednictwem telefonów komórkowych zamiast tradycyjnych kart i konieczności manualnego liczenia głosów.

Funkcja ta uczy organizacji pracy, komunikacji, radzenia sobie w sytuacjach niespodziewanych oraz pokazuje, że technologiczny diabeł nie taki straszny, jak go malują. Co więcej, wszystkie poniższe informacje to jedynie sugestie i spis dotychczas wypracowanych praktyk, zatem kreatywność oraz różne doświadczenia są w pełnieniu tej funkcji mile widziane.

Pamiętaj, że Twoje działania mają na celu ułatwić i uprzyjemnić przebieg całego wydarzenia.

Zadania do wykonania:

Maksymalnie dzień przed spotkaniem:

  1. Uzyskaj wszelkie dane dostępowe. Najlepiej udaj się w tym celu do Dyrektora ds. Administracyjnych — on zawsze udzieli Ci niezbędnego wsparcia. Oto, co będzie Ci potrzebne:
    • hasło do klubowego komputera
    • konto hosta w Zoom do organizacji spotkań hybrydowych. Uwaga: ze względu na współdzielenie konta z innymi klubami, nie udostępniamy danych do logowania. Jeśli na klubowym komputerze host jest niezalogowany, poproś o pomoc Dyrektora ds. Administracyjnych lub zarząd.
    • link do spotkania Top Careers Toastmasters na Zoom
    • hasło do klubowego konta na mentimeter.com.
  2. Zapoznaj się z agendą i dostosuj (korzystając z linku udostępnionego przez Dyrektora ds. Administracji) formularze do udzielenia informacji zwrotnej dla każdego mówcy. Twoim zadaniem jest wpisać imiona mówców oraz datę spotkania. Zajrzyj także w zakładkę „Odpowiedzi” — jeśli jakieś są, skontaktuj się z Opiekunem technicznym z poprzedniego spotkania.
  3. Przygotuj ankiety do głosowania. Zazwyczaj na spotkaniach przeprowadzane są konkursy wyłaniające laureatów w następujących kategoriach: Najlepsza Mowa, Najlepsza Ewaluacja, Najlepsza Odpowiedź na Gorące Pytanie, Najlepszy Humor. Zalecanym narzędziem do organizowania głosowania jest mentimeter.com — dane do logowania na klubowe konto oraz wszelkie wsparcie otrzymasz od Dyrektora ds. Administracyjnych. Pamiętaj, że uczestnicy konkursu Gorących Pytań są wybierani dopiero w trakcie spotkania, toteż utworzenie ankiet z listą uczestników w oparciu o agendę nie jest możliwe — należy dodawać ich na bieżąco.

Przed rozpoczęciem spotkania:

  1. Uruchom i podłącz klubowy komputer do zasilania oraz do sieci Wi-Fi. Kolejny etap to podłączenie kabla HDMI znajdującego się nieopodal projektora. Do pełni szczęścia potrzebujesz jeszcze dwóch rzeczy podłączanych przez USB: myszki oraz kamerki internetowej. Wszystkie te elementy znajdziesz w plecaku z klubowym laptopem.
  2. Zaloguj się na konto użytkownika Windows i uruchom aplikację Zoom używaną do przeprowadzenia spotkania hybrydowego oraz nagrywania wystąpień. Wybierz z listy spotkań „Top Careers Toastmasters” i kliknij przycisk „Start”. Skieruj oko kamery internetowej na scenę tak, aby mówcy byli dobrze widoczni. Nie wyłączaj mikrofonu na koncie hosta.
  3. Uruchom przeglądarkę internetową, a następnie stronę mentimeter.com. Miej ją w gotowości podczas konkursu Gorących Pytań, by na bieżąco uzupełniać listę uczestników.

W trakcie spotkania:

  1. Używając aplikacji Zoom, uruchom nagrywanie na samym początku spotkania. Pamiętaj, aby Twój mikrofon był włączony oraz aby wybrać opcję nagrywania do chmury.
  2. W trakcie trwania sesji Gorących Pytań zapisuj imiona i nazwiska uczestników bezpośrednio w ankiecie na Menti.

Po spotkaniu:

  1. Wyloguj się ze swoich kont na klubowym laptopie.
  2. Odłącz wszystkie urządzenia, wyłącz komputer i schowaj go wraz z kamerą, ładowarką i myszką do torby.
  3. Uzyskaj (od dyr. ds. Administracji) plik wideo z nagraniem spotkania i podziel go na fragmenty. Roześlij nagrania do mówców, ewaluatorów oraz osób występujących w sesji Gorących Pytań. Do podzielenia filmów na fragmenty możesz użyć jednego z darmowych programów, np.: Machete Lite. Do wysyłki filmów użyj strony wetransfer.com.
  4. Roześlij informacje zwrotne (odpowiedzi z formularza Google wyeksportowane do formatu PDF) do wszystkich mówców.
  5. Na koniec pozostaje kwestia „posprzątania po sobie”: imiona uczestników oraz datę zamień odpowiednio na X oraz XX.XX.XXXX, następnie usuń odpowiedzi z formularza.