Mentoring

Każdy nowy członek klubu Top Careers Toastmasters (TCTM) ma możliwość wybrania sobie Mentora spośród innych doświadczonych członków klubu. Mentor to osoba, która pomaga danemu członkowi w realizacji podstawowych programów edukacyjnych Pathways, tłumaczy założenia projektów, możliwości realizacji poszczególnych funkcji na spotkaniach oraz objaśnia zasady organizacji spotkań klubowych. Mentor wspiera swojego podopiecznego tj. Mentorowanego (Mentee), dostrzega jego potencjał, wskazuje w jakim kierunku powinien się rozwijać i pomaga mu osiągnąć sukces.

W klubie Top Careers Toastmasters bazą Mentorów oraz przypisanych do nich Mentee zajmuje się Wiceprezes ds. Edukacji lub osoba przez niego oddelegowana.

Jeśli jesteś nowym członkiem klubu i otrzymałeś od Wiceprezesa ds. członkowskich i Wiceprezesa ds. edukacji podstawowe informacje, to już wiesz jak funkcjonuje klub i jakie masz możliwości rozwoju. Mentor, czyli doświadczony członek klubu wyjaśni Ci szczegółowo wszystkie zasady obowiązujące w klubie, rozwieje Twoje wątpliwości i wprowadzi Cię w świat Toastmasters.

  • Jeżeli chcesz zacząć realizować ścieżki edukacyjne Toastmasters, powinieneś posiadać Mentora, którego to Ty sam dla siebie wybierzesz przy wsparciu Dyrektora ds. mentoringu.
  • WAŻNE: nie zwlekaj z podjęciem tej decyzji i wybierz dla siebie Mentora wkrótce po zapisaniu się do klubu!

Przy wyborze Mentora kieruj się następującymi zasadami:

  • Poproś Dyrektora ds. mentoringu o listę aktualnych Mentorów lub sam zapytaj konkretną osobę, która Cię interesuje o możliwość mentoringu.
  • Jeżeli wybrałeś/aś dla siebie Mentora z listy mentorów – skontaktuj się z nim lub porozmawiaj po spotkaniu klubu w celu ustalenia dalszej współpracy.
  • Pamiętaj, że jesteś w klubie po to aby się rozwijać, dlatego jeśli czegoś nie wiesz – po prostu zapytaj.
  • Nie zwlekaj i od samego początku angażuj się aktywnie w działalność klubu.
  • Bądź otwarty/a i chętny/a do pomocy, zgłaszaj nowe pomysły oraz propozycje zmian.

Czego możesz wymagać od Mentora:

  • Objaśnienia przebiegu spotkania klubu oraz jego poszczególnych części.
  • Przekazania informacji o programach edukacyjnych Pathways.
  • Pomoc w obsłudze portali internetowych Easy Speak  i Base Camp.
  • Przekazania informacji o zwyczajach w klubie oraz dostępnych zasobach wiedzy.
  • Pomocy przy przygotowaniu się do objęcia pierwszych funkcji na spotkaniach oraz pierwszych trzech wystąpień.
  • Uzyskania informacji zwrotnych na temat Twoich trzech pierwszych wystąpień oraz pełnionych funkcji na spotkaniu.

Mentor to doświadczony członek klubu, który:

  • Zakończył dwa poziomy ścieżki edukacyjnej Pathways i realizuje lub już zakończył program Mentorski Pathways.
  • Oferuje swoją pomoc, wparcie i pozytywne nastawienie Mentorowanemu.
  • Dostrzega potencjał podopiecznego, sugeruje w jakim kierunku może się rozwijać i pomaga mu osiągnąć sukces na ścieżkach edukacyjnych Toastmasters.
  • Troszczy się o Mentorowanego udzielając mu wszelkich niezbędnych informacji, które służą jego dobremu wprowadzeniu w organizację i dalszemu usamodzielnieniu się w społeczności Toastmasters.

Jeśli chcesz zostać Mentorem:

  • Zgłoś się do Wiceprezesa ds. Edukacji w celu omówienia zasad mentoringu w klubie
  • Następnie zostaniesz wpisany na listę Mentorów, która jest przesyłana do wszystkich nowych osób wstępujących do klubu

Pracując z Mentorowanym kieruj się następującymi zasadami:

  • Tłumacz i objaśniaj:
    – Strukturę Toastmasters International (TI).
    – Działanie i obsługę portali internetowych Easy-Speak (ES)  i Base Camp.
    – Przebieg klubowego spotkania.
    – Zadania oraz cele poszczególnych funkcji na spotkaniach.
  • Opowiadaj i rozmawiaj na tematy związane z:
    – Twoim doświadczeniem w klubie i możliwościach rozwoju.
    – Klubowymi zwyczajami i obowiązkami członka klubu TCTM.
    – Dostępnymi zasobami wiedzy.
    – Rolą Zarządu klubu i funkcjami poszczególnych jego członków.
    – Sposobami realizacji dostępnych ścieżek edukacyjnych w Toastmasters.
  • Wspieraj Mentorowanego:
    – Przy ustalaniu priorytetów oraz celów a także wyborze i realizacji ścieżki Pathwyas.
    – Przy zapisywaniu się na funkcje na spotkaniach oraz mowy oraz w przygotowaniu się do nich.
  • Motywuj podopiecznego do aktywnej realizacji projektów i ról funkcyjnych.
  • Zachęcaj Mentorowanego:
    – Do udziału w wydarzeniach specjalnych organizowanych  w klubie, jak i poza nim.
    – Do udziału w konkursach.
    – Do pełnienia funkcji w Zarządzie.
    – Poprzez udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej, chwaląc jego postępy oraz przekazując niezbędne porady.
  • Monitoruj postępy i zaangażowanie swojego podopiecznego.

WAŻNE: Pozostań w dobrym kontakcie telefonicznym lub mailowym z Mentorowanym! Możesz umówić się z nim na spotkanie, na którym przekażesz mu wszystkie niezbędne informacje i wytłumaczysz mu niezrozumiałe dla niego tematy. Zachęć podopiecznego do wyznaczenia daty pierwszej mowy. Konkretny termin dopinguje do wysiłku.

Po przybyciu na spotkanie klubowe:

  • Zapytaj Mentorowanego, czy potrzebuje jakiejś pomocy przed realizacją funkcji lub przed wygłoszeniem mowy.

Podczas spotkania klubowego:

  • Wspieraj Mentorowanego udzielając mu wskazówek i porad w sytuacji pojawienia się problemów,
  • Udziel informacji zwrotnych na temat pełnionych funkcji
  • Ewaluuj trzy pierwsze wystąpienia Mentorowanego. Jeżeli pomagałeś czynnie w tworzeniu tych wystąpień możesz  przekazać ewaluację innemu członkowi klubu aby była bardziej obiektywna a swoją ewaluację przekazać po spotkaniu.

Funkcje w trakcie spotkania

Nasze spotkania przebiegają wg. określonego wzoru zalecanego przez Toastmasters International. Pozwala to na sprawny przebieg spotkania i realizację merytorycznych zadań jakie stawiają sobie członkowie naszego klubu. Organizatorem spotkania jest Toastmaster Spotkania. To on ustala agendę i dba aby spotkanie przebiegało zgodnie z nią.  Główną częścią spotkania są przygotowane mowy, które nasi członkowie realizują zgodnie z programem Toastmasters zwiększając swoje zdolności komunikacyjne z każdą kolejną mową w czym pomagają  im członkowie ewaluujący mowy. Pomocą Mówcom służy także zespół funkcyjny, który dba o różne aspekty  mów jak np.  czas wystąpień, płynność i poprawność gramatyczna wypowiedzi czy mowa ciała.

Na naszych spotkaniach doskonalimy nie tylko umiejętności przygotowywania i wygłaszania mów zaplanowanych. Częścią spotkania jest konkurs Gorących Pytań, gdzie członkowie klubu są zaskakiwani nietypowymi pytaniami i bez przygotowania wygłaszają krótką wypowiedź. Rozwija to zdolności improwizacji i  umiejętność zachowania się w zaskakującej sytuacji.

Nad całością spotkania czuwa Główny Oceniający, który dba aby nasze spotkania były na coraz wyższym poziomie i coraz więcej dawały członkom klubu.

Toastmaster Spotkania to kluczowa postać na spotkaniu Toastmasters, pełniąca  funkcję życzliwego gospodarza  prowadzącego płynnie spotkanie zgodnie z agendą. Toastmaster Spotkania zapowiada osoby wchodzące na scenę i dba o pozytywną atmosferę spotkania.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Praca w zespole
  • Organizacja wydarzeń
  • Radzenie sobie w niespodziewanych sytuacjach

Wytyczne

  • Pierwszy raz. Jeżeli chcesz pełnić tę funkcję po raz pierwszy, porozmawiaj o tym ze swoim Mentorem lub VPE (Wiceprezes ds. edukacji). Do pełnienia tej funkcji wymagane jest wcześniejsze pełnienie innych funkcji. Możesz to sprawdzić w regulaminie klubu.
  • Temat spotkania. Wybierz interesujący temat, który zainspiruje uczestników i dostarczy im nowej wiedzy. Unikaj kontrowersyjnych wątków takich jak polityka, religia, seks czy używki. Pamiętaj, że ważniejsze od powiedzenia wszystkiego co przygotujesz, jest dbanie o zgodność z agendą. Jeżeli wystąpią niespodziewane opóźnienia zrezygnuj z części materiału.
  • Pytanie dania. Przygotuj ciekawe pytanie dnia związane z tematem spotkania, które pozwoli każdemu uczestnikowi włączyć się w dyskusję. Jeżeli czas na to pozwoli, to postaraj się, aby na pytanie dnia odpowiedzieli wszyscy uczestnicy spotkania. Zachęcaj szczególnie gości do zabrania głosu, ale niech pierwszym występującym będzie członek klubu.
  • Współpraca. We współpracy z Głównym Oceniającym, zadbaj o potwierdzenie obecności osób funkcyjnych, Mówców oraz obsadzenie brakujących funkcji. Lista osób biorących udział w spotkaniu dostępna jest w programie Easy-Speak. Mówcy powinni podać tytuły swoich mów oraz znaleźć dla siebie Ewaluatorów.
  • Zapowiadanie Mówców. Jeżeli zależy Ci na czasie to możesz podjąć decyzję, że w trakcie spotkania to do Ciebie, a nie do Ewaluatorów, będzie należało przedstawienie Mówców. Wtedy zapoznaj się z zasadami zapowiedzi Mówców w opisie funkcji Ewaluatora. Jeżeli Ewaluatorem jest członek innego klubu poinformuj go, kto zapowiada Mówców.
  • Agenda. We współpracy z VPE przygotuj i wydrukuj z programu Easy-Speak jeden egzemplarz agendy szczegółowej dla Chronometrażysty oraz kilka(naście) egzemplarzy agendy dla Gości. Agenda powinna zostać wysłana do członków klubu za pośrednictwem komunikatora online (Messenger) w postaci pdf. Aby to zrobić skopiuj agendę ze strony Easy-Speak, wklej do edytora tekstu i zapisz jako pdf.

Bezpośrednio przed spotkaniem:

  • Agendy. Przekaż agendę szczegółową Chronometrażyście, a pozostałe egzemplarze agendy przekaż Opiekunowi Gości do rozdania Gościom.
  • Przygotowanie sali. Jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i/lub przygotuj pomoce wizualne. Upewnij się też, że wszystkie osoby funkcyjne mają niezbędne wyposażenie oraz Dyrektor ds. administracji (lub osoba go zastępująca) przygotował niezbędny sprzęt, aby uniknąć niespodzianek w trakcie spotkania.
  • Elastyczna reakcja. Zareaguj na wszelkie niespodziewane usterki i zdarzenia, jak  brak Ewaluatora/członka zespołu funkcyjnego lub nieoczekiwana zmiana sali, dzwoniący telefon, brak światła, … Możesz prosić o pomoc Dyrektora ds. administracji i innych członków klubu.

W trakcie spotkania:

  • Rozpoczęcie spotkania.
    • Zaproś Prezesa klubu, aby punktualnie rozpoczął spotkanie.
    • Jeśli z jakichkolwiek powodów spotkanie nie może się rozpocząć punktualnie, to o godzinie 19:00 poinformuj o przyczynie i czasie opóźnienia.
    • Rozpoczynając spotkanie w miły i ciepły sposób opowiedz  czym jest organizacja Toastmasters i czym zajmujemy się w klubie.
    • Przypomnij o wyciszeniu telefonów komórkowych.
    • Opowiedz o podawaniu ręki przy wchodzeniu na i schodzeniu ze sceny i oklaskach. Dla Gości mogą to być zaskakujące elementy.
    • Jeżeli z przodu sali są wolne miejsca to zaproś osoby siedzące z tyłu sali aby przesiadły się bliżej, ponieważ z tyłu sali działa klimatyzacja i mogą być problemy z usłyszeniem mówców.
    • Przedstaw agendę spotkania i wyjaśnij znaczenie poszczególnych jego części. Następnie przejdź do tematu spotkania. Możesz używać notatek.
  • Czas spotkania. Kontroluj przebieg spotkania pod względem czasu trzymając się agendy. Jeżeli zajdzie potrzeba, to zdecyduj o skróceniu kolejnych części programu. Ty (a nie kontroler czasu!) odpowiadasz za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.
  • Uścisk dłoni i oklaski. Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj, aby uścisnąć dłoń każdej osobie wchodzącej i schodzącej ze sceny. Właściwy uścisk dłoni z kontaktem wzrokowym spełnia bardzo ważną funkcję towarzyską oraz dodaje pewności osobie występującej.
  • Zespół funkcyjny. Zaproś Głównego Oceniającego, aby przedstawił swoją funkcję i pozostałe osoby funkcyjne.
  • Słowo Dnia. W dalszej części spotkania, szczególnie przed Pytaniem Dnia i Gorącymi Pytaniami, zachęcaj do używania Słowa Dnia podanego przez Gramatyka.
  • Pytanie Dnia. Jeżeli agenda to przewiduje, to przedstaw Pytanie Dnia. Przypomnij, że na odpowiedź przeznaczone jest 30 sek. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas przeznaczony na ten punkt spotkania. Zachęcaj do odpowiedzi także Gości.
  • Płynność spotkania. Zadbaj o ciekawe przejścia pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania. Można użyć krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem.
  • Moderowanie spotkania. Zapobiegaj niepotrzebnym dyskusjom oraz wtrącaniu się publiczności. Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Jednak potrafią także ocieplić atmosferę, więc należy być elastycznym.
  • Autorytet. Nie obniżaj swojego autorytetu np. przez zapowiedź, że pełnisz tę funkcję po raz pierwszy albo przez przepraszanie, gdy coś pójdzie nie tak. Jeśli coś idzie źle, rzadko kiedy ktoś to zauważy. Spraw wrażenie, że niespodziewana zmiana lub pomyłka była celowa i jest pod kontrolą. Jeśli coś zabawnego się przydarzy – żartuj z tego!
  • Informacja zwrotna. Po każdej mowie zaplanowanej poproś Moderatora o wyświetlenie kodu QR do arkusza informacji zwrotnej a Chronometrażystę o odmierzenie czasu na jej przekazanie. Zachęć wszystkich, także gości, do przekazania tej informacji, podkreślając jak ważna jest informacja zwrotna dla mówców.
  • Głosowania. Przed głosowaniami na najlepszą mowę, ewaluację i odpowiedź w Gorących Pytaniach zapytaj Chronometrażystę czy wszyscy uczestnicy zmieścili się w ramach czasowych, a jeżeli nie, to poproś Moderatora o usunięcie z głosowania zdyskwalifikowanych osób. Poproś Moderatora o wyświetlenie kodu QR do głosowania a Chronometrażystę o odmierzenie czasu na głosowanie. Zachęć także gości do oddania swojego głosu.
  • Komentarze gości. Pod koniec spotkania zapytaj gości o ich komentarz (co im się podobało a co moglibyśmy zrobić lepiej). Nie pytaj, kto jest chętny, bo goście zazwyczaj nie są zbyt śmiali i następują momenty niezręcznej ciszy. Zamiast tego poproś, aby goście podnieśli rękę, wybierz system (np. od pierwszego rzędu od lewej) i po kolei proś każdego o komentarz.  Oczywiście, jeżeli jakiś gość nie chce się odzywać nie naciskaj.
  • Ogłoszenia. Upewnij się czy ktoś z zarządu ma ogłoszenia, które powinny zostać przedstawione na końcu spotkania. Jeżeli zależy Ci na czasie to poproś Prezesa, aby wszystkie ogłoszenia przedstawił jeden członek zarządu.

Po spotkaniu:

  • Afterparty Zaproś uczestników spotkania oraz gości na networking w ramach afterparty.

Główny Oceniający to osoba, której zadaniem jest zorganizowanie zespołu funkcyjnego na spotkanie klubu, a na spotkaniu udzielanie informacji zwrotnej osobom funkcyjnym i wszystkim klubowiczom. Główny Oceniający bacznie przygląda się całemu spotkaniu i ocenia wszystko, co ma miejsce w jego trakcie. Komentuje elementy, które zasługują na pochwałę, jak i te wymagające poprawy.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Praca w zespole
  • Zwięzłe przekazywanie informacji zwrotnych
  • Znajomość wszystkich funkcji na spotkaniach

Wytyczne

  • Zespół funkcyjny. 
    • Zapoznaj się z zadaniami stawianymi przed osobami pełniącymi wszystkie funkcje obecne w agendzie spotkania.
    • Przygotuj listę najwyżej trzech elementów najbardziej istotnych przy dobrym wypełnianiu każdej z funkcji, którą będziesz oceniać. Poświęć tym kwestiom szczególną uwagę w czasie oceny.
    • Na kilka dni przed spotkaniem zorganizuj zespół funkcyjny, posługując się Easy-Speak i komunikatorem. Poproś, aby osoby funkcyjne stawiły się na spotkanie co najmniej 15 minut wcześniej.
    • Przed spotkaniem upewnij się, że wszystkie osoby pełniące funkcje w trakcie spotkania są obecne lub wkrótce się pojawią. W przypadku nieobecności osoby funkcyjnej poproś o zastępstwo inną osobę.
    • Przeprowadź odprawę i upewnij się, że osoby pełniące funkcje w trakcie spotkania są świadome swoich obowiązków.
  • Obserwacja spotkania. Zajmij pozycję w takim miejscu sali, aby mieć dobry widok zarówno sceny jak i publiczności
  • Raport.
    • Przed swoim wystąpieniem sprawdź w programie, ile przeznaczono na nie czasu i trzymaj się tego!!! Ze względu na dużą liczbę osób, które musisz ocenić, Twoje poszczególne ewaluacje muszą być bardzo zwięzłe.
    • Oceniasz wywiązanie się z zadań wszystkich klubowiczów, którzy pełnili funkcje w trakcie spotkania. Ze względu na zakres poszczególnych funkcji nie musisz poświęcać tyle samo czasu każdej osobie – najważniejsi w Twojej ocenie powinni być Toastmaster Spotkania oraz Ewaluatorzy.
    • Oprócz omówienia poszczególnych funkcji, Twoim zadaniem jest również ogólne podsumowanie poziomu spotkania, np. czy zaczęło/skończyło się o czasie, czy sala była odpowiednio przygotowana, czy goście czuli się komfortowo, itp.
    • Pamiętaj, że Twoim celem jest zmotywowanie występujących do dalszej pracy i robienia jeszcze większych postępów, uważaj więc na treść i formę swojej wypowiedzi.
    • Zaznacz, że przedstawiane uwagi to tylko i wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić).
      • Unikaj sformułowań generalizujących typu: “Uważamy…”, “Wszyscy zauważyli…”
      • Używaj za to: “Moim zdaniem…”, “Zauważyłam/łem…”
    • W każdym przypadku używaj metody „kanapkowej”:
      • rozpocznij recenzję od mocnych stron osoby funkcyjnej
      • następnie opowiedz o tych elementach, które warto poprawić w przyszłości oraz wskaż jak to zrobić
      • w podsumowaniu powiedz, co ci się najbardziej podobało
    • Uwagi kieruj także do ogółu publiczności, a nie tylko do osoby, którą oceniasz. Mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.

Omawiając poszczególne funkcje zwróć uwagę na:

  • Ewaluatorzy

Ewaluatorom dobrze jest poświęcić relatywnie więcej czasu niż innym funkcjom. Zwróć uwagę na:

    • Czy ewaluacja miała poprawną strukturę: wstęp, rozwinięcie z pozytywami i elementami do poprawy oraz podsumowanie z przypomnieniem wszystkich wymienionych elementów.
    • Czy każdy z elementów został poparty przykładem?
    • Czy dla każdego z elementów Ewaluator wyjaśnił jak wpływa na publiczność i dlaczego jest ważny?
    • Czy Ewaluator skomentował wypełnienie celów projektu?
    • Czy elementy do poprawy były jasne i konkretne. Zamiast ogólnego “popracuj nad głosem”  powinno być konkretne “Popracuj nad dykcją gdyż niekiedy nie rozumiałem co mówisz”.
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji ?
  • Toastmaster Spotkania

Zwróć szczególną uwagę na utrzymywanie pozytywnej energii podczas spotkania i zainteresowanie widowni. Oceniając wskaż:

    • Czy Toastmaster Spotkania był przygotowany do prowadzenia spotkania?
    • Czy spotkanie rozpoczęło się i zakończyło zgodnie z agendą?
    • Czy prowadzący spotkanie panował nad publicznością i reagował na niespodziewane sytuacje?
    • Czy sala została udekorowana?
    • Czy były płynne przejścia między wystąpieniami?
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji?
  • Chronometrażysta

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

    • Jak dobrze została wytłumaczona funkcja i jak dokładny był raport końcowy?
    • Czy flagi symbolizujące upływ czasu poszczególnych części spotkania były widoczne dla wszystkich?
    • Co można by zrobić inaczej, aby funkcja była bardziej przydatna?
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji?
  • Kontroler Płynności

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

    • Jak dobrze została wytłumaczona funkcja  i jak dokładny był raport końcowy?
    • Czy dźwięk cymbałków było głośno słychać?
    • Czy zostały podane zalecenia, jak sobie radzić z zaburzeniami płynności?
    • Co można zrobić inaczej, aby funkcja była bardziej przydatna?
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji ?
  • Gramatyk

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

    • Jak dobrze została wytłumaczona funkcja  i jak dokładny był raport końcowy?
    • Czy zostały przedstawione konkretne przykłady i zalecenia?
    • Czy słowo dnia wzbogaciło język członków klubu?
    • Co można zrobić inaczej, aby funkcja była bardziej przydatna?
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji?
  • Prowadzący Gorące Pytania

Oceniając pełnienie tej funkcji wskaż:

    • Jak dobrze zostały wytłumaczone zasady konkursu?
    • Czy były płynne przejścia między pytaniami?
    • Czy prowadzący powtórzył na koniec konkursu kto odpowiadał i na jakie pytanie?
    • Co Twoim zdaniem zostało wykonane wyjątkowo dobrze w tej funkcji?

Zadaniem Kontrolera Płynności na spotkaniu jest pomoc mówcom w identyfikacji elementów zakłócających płynność wypowiedzi poprzez sygnalizowanie ich dźwiękiem. Funkcja ta wymaga dużego skupienia. Pomaga w kształtowaniu umiejętności słuchania.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Skupienie i koncentracja
  • Asertywność
  • Szybkie reagowania

Wytyczne

  • Przygotowanie. Przed spotkaniem pobierz z pudełka narzędzie do kontroli płynności mowy np. cymbałki. Przygotuj kartkę i długopis do notowania ilości wystąpień elementów zakłócających.
  • Przedstawienie funkcji. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wyjaśnij na czym polega Twoja funkcja i zademonstruj dźwięk cymbałków, którym będziesz sygnalizować zaburzenia płynności wypowiedzi. Podaj przykłady elementów zakłócających mowę. Masz na to jedną minutę.
  • Elementy zakłócające płynność. 
    • tak zwane „jęki namysłu”: eeeee, yyyyy, hmmmm
    • wypełniacze takie jak: no wiesz, ok, słuchajcie, …
    • niepotrzebnie powtarzane wyrazy: to znaczy, to znaczy
    • pauzy, które nie pełnią w wypowiedzi żadnej funkcji
  • Sygnalizowanie elementów zakłócających płynność. Gdy tylko w wypowiedzi którejkolwiek z osób pojawią się elementy zakłócające płynność, uderz w cymbałki. Nie bój się głośnych dźwięków, które powinny być słyszalne podczas spotkania i sprawiać mówcy dyskomfort. Tylko zwracając uwagę na zbędne dźwięki możemy świadomie je eliminować. Zapisuj ile razy pojawiły się niepożądane dźwięki.
  • Wyjątki w sygnalizowaniu. Nie sygnalizujemy zaburzeń płynności w następujących sytuacjach:
    • podczas wystąpień gości
    • podczas pierwszej mowy Ice Breakera
    • podczas warsztatów, chyba że prowadzący o to poprosi
    • wtedy, gdy wydawane dźwięki sygnalizujące utratę płynności zbyt stresują mówcę
  • Raport. W raporcie końcowym opowiedz ile zakłóceń płynności wystąpiło na spotkaniu i jakie najczęściej błędy się pojawiały. Doradź jak udoskonalać przemowy by się ich pozbyć. Unikaj podawania ilości wydawanych dźwięków przez poszczególne osoby, ale możesz wyróżnić osoby, które ani razu nie użyły niepotrzebnych wypełniaczy.

Chronometrażysta jest odpowiedzialny za mierzenie czasu i sygnalizowanie mówcom jego upływu. Współpracuje także z Toastmasterem Spotkania w kontroli czasu całego spotkania. Każdy element spotkania ma określoną długość, której nie można przekroczyć. Dobry mówca powinien umieć wyrazić swoje myśli w określonych ramach czasowych.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Organizacja wydarzeń w czasie
  • Skupienie i koncentracja
  • Podzielność uwagi

Wytyczne

  • Przygotowanie.Przed spotkaniem pobierz z walizki 3 chorągiewki (czerwona, żółta, zielona) i przygotuj stoper.  W razie wątpliwości pytaj Dyr. ds. administracyjnych.
  • Agenda. Zapoznaj się dokładnie z agendą spotkania zwracając szczególną uwagę na czas przydzielony każdemu z występujących.

    • Po prawej stronie każdej pozycji podane są czasy:
      • minimalny (flaga zielona)
      • optymalny (flaga żółta)
      • maksymalny (flaga czerwona).
    •  Niektóre pozycje mają tylko czas maksymalny i sygnalizujemy wtedy czas tylko flagą czerwoną. W przykładzie wyżej Toastmasterowi Spotkania należy pokazać zieloną flagę po 2 minutach, żółtą po 2 minutach i 30 sekundach a czerwoną po 3 minutach.
    • Są pozycje powtarzalne jak np. Pytanie Dnia, Gorące Pytania czy Komentarze Gości, gdzie podane są czasy pojedynczego wystąpienia, a czas całego punktu agendy należy wywnioskować z czasu rozpoczęcia następnego punktu. W przykładzie wyżej każdemu odpowiadającemu w Gorących Pytaniach należy pokazać zieloną flagę po 1 minucie, żółtą po 1 minucie i 30 sekundach a czerwoną po 2 minutach. Czas całego punktu Gorących Pytań to 14 minut (20:23 – 20:09 = 14 minut).
  • Pozycja. Usiądź tuż przy scenie blisko środka, aby być dobrze widocznym dla mówców i uczestników spotkania.
  • Przedstawienie funkcji. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wyjaśnij swoją funkcję, pokaż i wytłumacz znaczenie rekwizytów, za pomocą których będziesz odmierzać czas. Masz na to jedną minutę.
  • Monitorowanie czasu. Czas mierzymy od pierwszej interakcji mówcy z widownią. Może to być pierwsze słowo, gest lub zmiana pozycji. Mówca ma prawo po zapowiedzi odczekać, aż widownia się uciszy, a podczas Gorących Pytań zastanowić się nad odpowiedzią nie dłużej niż 30 sekund. Zapisuj czas Mówców, Ewaluatorów oraz osób odpowiadających na Gorące Pytania – informacje te będą Ci potrzebne podczas zdawania końcowego raportu.
  • Sygnalizacja czasu. Gdy czas wystąpienia osiągnie długość wskazaną w agendzie, podnieś wysoko odpowiednią flagę. Flagi zieloną i żółtą trzymaj w górze do momentu, aż nabierzesz pewności, że mówca ją zauważył. Flagę czerwoną trzymaj w górze do czasu, aż mówca zakończy wystąpienie. Jeżeli mówca przekroczy czas o więcej niż 30 sekund i nadal nie będzie kończył mowy, zacznij machać flagą, aby wywrzeć na mówcy presję, aby jak najszybciej zakończył wystąpienie.
  • Dyskwalifikacje.  Podczas spotkania odbywają się konkursy mów, ewaluacji i gorących pytań. W konkursach mów i ewaluacji mówca będzie zdyskwalifikowany jeżeli będzie mówił krócej niż czas minimalny pomniejszony o 30 sekund lub dłużej niż czas maksymalny powiększony o 30 sekund. W konkursie gorących pytań mówca nie może mówić, krócej niż 1 minutę i dłużej niż 2,5 minuty.  Np. podczas mowy 5 do 7 minut mówca zostanie zdyskwalifikowany jeżeli będzie mówił krócej niż 4 minuty 30 sekund lub dłużej niż 7 minut 30 sekund.  W konkursie gorących pytań mówca zostanie zdyskwalifikowany jeżeli jego wypowiedź była krótsza niż 1 minuta lub dłuższa niż 2 minuty i 30 sekund. Toastmaster wieczoru ogłaszając konkursy powinien zapytać Cię o to, czy wszyscy mówcy zmieścili się w ramach czasowych, ale jeżeli tego nie zrobi, a były dyskwalifikacje, to zabierz głos i poinformuj o tym fakcie.
  • Raport. W raporcie końcowym porównaj faktyczny czas spotkania z czasem z agendy i ewentualnie podaj przyczyny opóźnień. Podaj czasy mówców (jedynie: imię i nazwisko oraz czas wystąpienia) bez żadnych ocen ani opinii.
  • Współpraca.  Współpracuj z Toastmasterem Spotkania i Prowadzącym Gorące Pytania, aby zapewnić sprawny przebieg spotkania. W razie opóźnień, zaproponuj działania mające zmniejszyć opóźnienia.
  • Zakończenie. Po spotkaniu odłóż chorągiewki do walizki w odpowiednie miejsce.

Zadaniem Gramatyka w czasie spotkania jest zwrócenie uwagi na błędy językowe a także docenienie „perełek”, czyli ciekawych zwrotów czy połączeń wyrazowych. Gramatyk wprowadza ciekawe, rzadko używane słowo, wybierając Słowo Dnia oraz przeprowadza konkurs na jego użycie.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Skupienie i koncentracja
  • Znajomość form gramatycznych i stylistycznych
  • Wzbogacanie słownictwa

Wytyczne

  • Słowo Dnia. Sprawdź w agendzie w Eeasy-Speak jaki jest temat spotkania (a gdy nie jest wpisany to spytaj Toastmastera Spotkania) i wybierz ciekawe, oryginalne i rzadko używane słowo związane z tym tematem.  Słowo Dnia powinno wzbogacać zasób słów klubowiczów, więc nie powinno to być słowo powszechnie znane i używane. Podręcznik zaleca, aby był to przymiotnik lub przysłówek, ponieważ łatwiej użyć go w zdaniu, jednak nie wyklucza to rzeczowników. Przygotuj krótką definicję Słowa Dnia i podaj przykład, jak można użyć go w zdaniu. Zadaniem klubowiczów będzie wplecenie go w swoje wypowiedzi  a osoba, która zrobi to najczęściej wygra konkurs.
  • Nagroda. Przygotuj drobną nagrodę dla zwycięzcy w konkursie na użycie Słowa Dnia. Może to być batonik, gadżet (np. zakładka do książki) lub zafundowanie napoju na afterparty.
  • Wydruki. Wydrukuj Słowo Dnia na 3-4 kartkach A4 odpowiednio dużą czcionką i naklej przed spotkaniem w widocznych punktach sali – nożyczki i taśmę potrzebną do tego weź z walizki.
  • Przedstawienie funkcji. Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wyjaśnij na czym polega Twoja funkcja, podaj Słowo Dnia wraz z definicją i przykładami oraz ogłoś konkurs na jego użycie. Masz na to dwie minuty.
  • Słuchanie. Słuchaj uważnie wypowiedzi mówców:
    • Notuj wszystkie ciekawe sformułowania lub kreatywne neologizmy.
    • Notuj błędy językowe, gramatyczne i stylistyczne, jak również błędy w dykcji. Przedstaw propozycję poprawnego sformułowania. Pomocna strona o błędach językowych.
    • Licz podczas spotkania, kto ile razy użył słowa dnia. Nie notuj użycia słowa dnia przez Toastmastera Spotkania, ponieważ nie bierze on udziału w konkursie.
  • Raport. Pod koniec Toastmaster Spotkania zaprosi Cię do przedstawienia raportu. Użyj w nim metody kanapki:
    • Rozpocznij swoją recenzję od elementów, które Ci się podobały.
    • Wymień błędy językowe i podpowiedz, jak je poprawić
    • W podsumowaniu postaraj się ponownie uwypuklić pozytywne elementy.
    • Na koniec ogłoś zwycięzcę konkursu na użycie Słowa Dnia i wręcz nagrodę.

Konkurs Gorących Pytań umożliwia naukę improwizacji i kreatywności poprzez formułowania krótkich, płynnych i błyskotliwych odpowiedzi  na niespodziewane pytania. W jaki sposób poprowadzisz tę sesję zależy tylko od Ciebie – im bardziej oryginalnie i ciekawie, tym lepiej.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Kreatywność
  • Asertywność

Wytyczne

  • Pytania. 
    • Zapoznaj się z czasem przeznaczonym na Gorące Pytania w agendzie i przygotuj odpowiednią ilość pytań. Zazwyczaj wystarczy 5-6 pytań. Zadaj tylko tyle pytań, aby zmieścić się w czasie przeznaczonym na ten punkt agendy.
    • Pytania powinny być proste i jasne oraz dostosowane do tematu spotkania, który możesz sprawdzić w agendzie (a jeżeli nie jest wpisany to spytaj Toastmastera Spotkania).
    • Urozmaiceniem może być użycie cytatów czy losowanie słów, które muszą być zawarte w odpowiedzi.
    • Pamiętaj, że to jest konkurs i wszyscy uczestnicy powinni mieć równe szanse więc unikaj, rożnych formuł pytań podczas jednej sesji.
  • Wybór uczestników.
    • Do Gorących Pytań wybieramy na przemian klubowiczów, którzy dawno nie odpowiadali w Gorących Pytaniach oraz ochotników. Sesję zaczynamy od wskazania pierwszej osoby, następnie  pytamy czy są ochotnicy spośród Gości, a jeżeli nie ma, to czy są ochotnicy spośród klubowiczów. Procedurę wyboru, naprzemiennie klubowicz i ochotnik (z pierwszeństwem dla Gości), powtarzamy do końca czasu przeznaczonego na Gorące Pytania. Unikamy pytania samych ochotników, gdyż wtedy na scenie występują zawsze te same osoby odbierając szansę na naukę innym klubowiczom.
    • Nie wybieramy do odpowiedzi osób, które już tego dnia według agendy występowały lub będą występowały na scenie. Jeżeli zgłoszą się takie osoby na ochotnika to dziękujemy im i przytaczamy tę zasadę.
  • Prowadzenie konkursu.
    • Kiedy wyjdziesz na środek bądź entuzjastyczny. Przedstaw cel konkursu i zasady. Czas na odpowiedź to od 1 minuty (nie ma tutaj bufora 30 sekund jak w mowach) do 2 minut (z 30 sekundowym  buforem na zakończenie wypowiedzi). Mówca po usłyszeniu pytania może się zastanowić nie dłużej niż 30 sekund. Z przedstawieniem funkcji powinieneś zmieścić się w 1 minutę.
    • Przypomnij mówcom, aby w miarę możliwości jak najczęściej używali w wypowiedziach słowo dnia.
    • Nie komentuj odpowiedzi, aby nie wpływać na wyniki konkursu. Jeżeli realizujesz projekt “Aktywne Słuchanie” z Base Camp i Twoim zadaniem jest komentowanie odpowiedzi to zadbaj, aby Twoje komentarze nie były oceniające ani sugerujące, które z odpowiedzi są lepsze, a które gorsze.
    • Na zakończenie sesji spytaj Chronometrażystę czy wszyscy uczestnicy zmieścili się w ramach czasowych i ewentualnie poproś Moderatora o usunięcie z głosowania zdyskwalifikowanych uczestników.
    • Przypomnij widowni osoby biorące udział w konkursie, które zmieściły się w czasie i na jakie pytania odpowiadały. Następnie zaproś publiczność do głosowania na najlepszego uczestnika Gorących Pytań.

Rozwój umiejętności przemówień publicznych i umiejętności liderskich w klubach Toastmasters odbywa się poprzez realizację projektów z wybranej ścieżki Pathways i wygłaszanie mów na spotkaniach klubu jako Mówca.

  • Doskonalone umiejętności

    • Warsztat sceniczny
    • Tworzenie wartościowych wystąpień
    • Kontakt z publicznością
    • Przyjmowanie i stosowanie informacji zwrotnej

    Wytyczne

    Ice Breaker. Przed pierwszą mową wybierz ścieżkę Pathways w portalu Base Camp i zapoznaj się z materiałami edukacyjnymi tego projektu. Pomoże Ci w tym Twój Mentor. Jeżeli jeszcze nie masz Mentora, to jak najszybciej zgłoś się do Dyrektora ds. mentoringu.

  • Request. Zgłoś wniosek (Request) w Easy-Speak o przydzielenie terminu na mowę  w którym podaj realizowany projekt Pathways, preferowane terminy i tytuł mowy. Jeżeli jeszcze nie masz tytułu, możesz wpisać np. “t.b.d.” lub “do decyzji”, ale pamiętaj, aby uzupełnić go najpóźniej na dzień przed terminem wystąpienia. Projekty w Base Camp bazują na umiejętnościach wyniesionych z poprzednich projektów, dlatego zalecane jest aby realizować je w kolejności w jakiej występują w ścieżce.
  • Termin mowy. Nie ma gwarancji, że zostanie przydzielony Ci jeden z preferowanych terminów. W klubie TCTM mamy wielu chętnych mówców i być może Twoja kolej przypadnie później. VPE (Wiceprezes ds. edukacji) poinformuje Cię gdy termin zostanie przydzielony.
  • Przygotowanie wystąpienia. We współpracy z Mentorem przygotuj wystąpienie zgodnie z założeniami projektu w Basecamp. Niedopuszczalne jest przygotowanie mowy na podstawie opisu w Easy-Speak. W Base Camp znajdują się materiały edukacyjne do projektu niezbędne do prawidłowego rozwoju i poprawnego przygotowania wystąpienia. Przećwicz wystąpienie (np. nagrywając je) aby upewnić się, że zmieścisz się w czasie przeznaczonym dla Ciebie w agendzie. W klubach Toastmasters nie poruszamy tematów kontrowersyjnych jak religia, polityka, seks czy używki. Dobre wystąpienie powinno mieć poniższe cechy.
    • Przekaz i cel wystąpienia. Najważniejsza jest publiczność. Występując realizujesz swój projekt edukacyjny, ale przyszłe wystąpienia będą miały na celu dostarczenie informacji, przekonanie, zainspirowanie lub rozbawienie publiczności. Dlatego już teraz powinieneś uczyć się konstruować wystąpienia dające publiczności wartość i mające jasny cel. Cel nie musi być na skalę ratowania świata. Może to być nowe spojrzenie na jakieś zagadnienie, podzielenie się sposobem rozwiązania problemu, czy odkrycia czegoś ciekawego. Unikajmy dawania rad, co może być odebrane jako objaw zarozumiałości, szczególnie u młodszych mówców. Zamiast tego opowiadajmy o swoich przeżyciach, uczuciach czy sposobach jak sami coś zrobiliśmy.
    • Emocje. Aby wystąpienie odniosło skutek i zostało zapamiętane, powinno wzbudzać w publiczności silne emocje. Mowa powinna przykuwać uwagę, zaskakiwać, przerażać lub bawić.
      • Uniwersalnym narzędziem do wzbudzania emocji jest opowiadanie historii (storytelling). Problemy i perypetie wyraźnie zarysowanego bohatera (najlepiej gdy jest nim sam Mówca) angażują widownię, pozwalają się z nim zidentyfikować i odczuwać emocje przeżywając wraz z nim historię.
      • Drugim świetnym narzędziem wzbudzania pozytywnych emocji jest humor. Pozwala on Mówcy zyskać sympatię publiczności i obniżyć poziom krytycyzmu. Jest to szczególnie ważne w mowach informacyjnych i prezentacjach, gdzie nie ma miejsca na długie historie i istnieje ryzyko zanudzenia widowni.
    • Struktura. Prawidłowo skonstruowana mowa powinna zawierać:
      • Wyraźny wstęp, w którym Mówca przykuje uwagę publiczności i nawiąże z nią więź. Warto tutaj powiedzieć o czym będzie mowa, przedstawić tezę lub bohatera opowieści.
      • Rozwinięcie, w którym znajdzie się główna treść wystąpienia zawierająca historię, argumenty, przykłady.
      • Silne zakończenie, dzięki któremu wystąpienie zostanie zapamiętane. Tutaj ma się znaleźć morał płynący z historii, podsumowanie danych z mowy informacyjnej czy wezwanie do akcji w mowie inspiracyjnej.
      • Mowę mogą wesprzeć zaawansowane elementy struktury takie jak:
        • Klamra  – wystąpienie zaczyna i kończy się tym samym zdaniem/frazą.
        • Refren  – w wystąpieniu wielokrotnie przewija się ta sama fraza.
        • Triada – wyliczenia zawierające trzy elementy.
    • Logika. Wystąpienie powinno w spójny sposób prowadzić publiczność od tezy poprzez argumenty aż do podsumowania. Kolejne elementy powinny wynikać z poprzednich i do niech nawiązywać. Argumenty, przykłady czy pomoce wizualne powinny wspierać tezę i nie powielać się. W wystąpieniu nie powinno być elementów nic nie wnoszących do historii. Mówi o tym zasada strzelby Czechowa: “Jeśli w pierwszym akcie powiesiłeś strzelbę na ścianie, to w kolejnym musi wystrzelić. W przeciwnym razie nie umieszczaj jej tam.”
    • Pomoce wizualne. Użycie rekwizytów lub prezentacji może znacząco podnieść wartość wystąpienia, jednak pod warunkiem, że wspierają one przekaz i są uzasadnione. Pokazywanie na prezentacji słów, które wygłasza Mówca lub użycie trywialnego rekwizytu nie są dobrymi pomysłami. Pokazanie książki, o której opowiadamy czy zdjęć z podróży odniesie dużo lepszy skutek. Odradzamy używanie prezentacji w kilku pierwszych wystąpieniach, gdyż stanowią dodatkowe wyzwanie, z którym Mówca musi sobie radzić i zwiększają poziom stresu.
  • Ewaluator. Najpóźniej na kilka dni przed terminem wystąpienia wybierz członka klubu, który będzie Twoim Ewaluatorem, potwierdź z nim termin mowy i poproś aby wpisał się do Easy-Speak. Przekaż mu kartę Ewaluacji projektu, którą możesz pobrać z Basecamp ze strony projektu. Ewentualnie wskaż elementy, na które chcesz, żeby zwrócił szczególną uwagę. Jeżeli wygłaszasz jedną z 3 pierwszych mów, to zazwyczaj Twoim Ewaluatorem jest Twój Mentor.
  • Prezentacja. Jeśli Twój projekt mowy wymaga użycia rzutnika i ekranu, upewnij się, że zgłosiłeś tę potrzebę Dyrektorowi ds. administracji z odpowiednim wyprzedzeniem. W dniu spotkania przyjdź minimum 20 minut przed rozpoczęciem spotkania. Przekaż prezentację Moderatorowi, aby wgrał ją na komputer klubowy. Zapoznaj się z działaniem pilota do prezentacji i przetestuj sprzęt, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo.
  • Wystąpienie.
    • Aby uniknąć stresu związanego z wejściem na scenę, usiądź na pierwszym miejscu przy przejściu. Pozwoli to uniknąć przeciskania się przez inne osoby w rzędzie.
    • Kiedy zostaniesz zapowiedziany przez Ewaluatora/Toastmastera Spotkania, wejdź na scenę, podajcie sobie ręce, odczekaj, aż scenę opuści Ewaluator/Toastmaster Spotkania oraz umilkną oklaski i dopiero wtedy rozpocznij swoje wystąpienie.
    • Obserwuj Chronometrażystę, aby nie przeoczyć flag sygnalizujących upływ czasu.
    • Kiedy zakończysz wystąpienie, poczekaj, aż Toastmaster wróci na scenę, podajcie sobie ręce a następnie wróć na swoje miejsce.
    • Występując zadbaj o następujące elementy:
      • Wygląd mówcy powinien być elegancki ale nie rozpraszający uwagi. Niechlujny wygląd (np. rozczochrane włosy) lub niedostosowany ubiór (np. krótkie spodenki) obniża autorytet mówcy. Jeśli dobrze wyglądasz, to i dobrze się czujesz. Czasami warto dostosować ubiór do wystąpienia (np. w mowie o piłce nożnej przyjść w stroju kibica).
      • Sposób mówienia.
        • Przemowa powinna być dobrze słyszalna w każdej części sali. Jeżeli Twój głos nie jest donośny poproś wcześniej Dyrektora ds. administracji o udostępnienie mikrofonu.
        • Zadbaj o płynność. Tak zwane „jęki namysłu”, czyli dźwięki typu” „eeeeeee”, „yyyyyy”, „hmmmmmmm” lub inne słowa wypełniające jak: „wiesz”, „no nie?”, „ok”, „idziemy dalej” itp. nie powinny się znaleźć w dobrym wystąpieniu.
        • Zadbaj o poprawną i wyraźną wymowę i dykcję.
        • Stosuj różnorodne tempo mówienia, odpowiednie do treści. Częstym błędem jest prezentowanie całego wystąpienia w bardzo szybkim tempie bez przerw. To utrudnia utrzymanie uwagi i zrozumienie przekazu.
        • Stosuj pauzy, aby podkreślić ważne słowa i dać publiczności czas na ich przemyślenie.
        • Stosuj różną głośność wspierającą przekaz. Ważne czy refleksyjne fragmenty można powiedzieć ciszej, a w bardziej dynamicznych fragmentach warto mówić głośniej.
      • Mowa ciała.
        • Stabilna postawa bez kołysania się, przestępowania z nogi na nogę, czy chaotycznego przemieszczania wspiera autorytet mówcy i zapobiega rozpraszaniu uwagi publiczności.
        • Kontakt wzrokowy z publicznością zapewnia lepszą więź z nią i wzmacnia przekaz. Wybierz z widowni kilka osób siedzących w różnych punktach sali (np. na liniach litery Z lub W) i co jakiś czas przenoś wzrok na te osoby, ale nie za często żeby nie sprawić wrażenia rozbieganego wzroku. Unikaj patrzenia w podłogę, sufit lub ściany. Częstym błędem podczas używania prezentacji jest patrzenie na ekran stojąc bokiem lub nawet tyłem do publiczności.
        • Wyraz twarzy dostosowany do przemówienia, mimika wspierająca emocje pojawiające się w opowieści znacząco zwiększa wartość przekazu. Unikaj sprzecznych sygnałów jak np. promienny uśmiech w smutnym fragmencie.
        • Swobodna, szeroka, otwarta na publiczność gestykulacja także wzmacnia przekaz. Zadbaj o podkreślanie odpowiednimi gestami wypowiadanych słów. Unikaj trzymania łokci przy ciele podczas gestykulacji czy robienia “piramidki” z dłoni.
        • Zaplanowany ruch sceniczny pomaga publiczności w odróżnieniu części wystąpienia czy etapów opowieści. Zaznaczając na scenie chronologiczne etapy opowieści pamiętaj, że dla widowni oś czasu przebiega od lewej do prawej (dla Mówcy od prawej do lewej).
  • Informacja zwrotna. Podczas ewaluacji swojego wystąpienia słuchaj uważnie zaleceń, które pomogą Ci się rozwijać jako mówca. Możesz porozmawiać o mowie na afterparty z Ewaluatorem a także z klubowiczami, aby przekazali Ci dodatkowe informacje. Pamiętaj, że nie dyskutujemy o informacji zwrotnej z osobą ją przekazującą bez względu czy się z nią zgadzamy czy nie. W ciągu kilku dni  po spotkaniu otrzymasz na maila arkusz z informacją zwrotną od klubowiczów a także nagranie swojego wystąpienia. Zweryfikuj swoje wrażenia a także otrzymane informacje zwrotne z nagraniem. Wyciągnij wnioski z informacji zwrotnych i zastosuje je w przyszłości. Informacja zwrotna i jej zastosowanie są podstawą rozwoju w Toastmasters i nie tylko tutaj.

Funkcja Ewaluatora w klubie Toastmasters jest kluczowa dla rozwoju umiejętności publicznego przemawiania.  Ewaluator dostarcza rzetelnej i konstruktywnej opinii na temat wystąpienia mówcy. Celem Ewaluatora jest pomóc mówcy i zachęcić go do dalszego rozwoju.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Świadomość warsztatu mówcy
  • Skupienie i spostrzegawczość
  • Udzielanie konstruktywnych, motywujących i przyjaznych informacji zwrotnych
  • Asertywność

Wytyczne

  • Przygotowanie. Przed spotkaniem poproś mówcę o kartę ewaluacji projektu i  przejrzyj jego cele.  Spytaj, czy masz zwrócić szczególną uwagę na jakieś aspekty wystąpienia mówcy.
  • Zapowiedź. Jeżeli zostaniesz poproszony przez Toastmastera to przedstaw mówcę i projekt.
    • Niektórzy Toastmasterzy wolą sami przedstawiać Mówców. Możesz się upewnić przed spotkaniem czy Toastmaster oczekuje od Ciebie zapowiedzi Mówcy.
    • Opowiedz o Mówcy coś ciekawego, o jego zainteresowaniach, pracy lub osiągnięciach.  Spytaj wcześniej mówcę o te informacje jeżeli ich nie znasz.
    • Powiedz jaki projektu Mówca realizuje, jaki są założenia tego projektu i ile będzie trwało wystąpienie.
    • Bądź zwięzły. Na oba te elementy masz 1 minutę
  • Obserwacja. Słuchaj i obserwuj uważnie przemawiającego, starając się wyłowić elementy wyjątkowo pozytywne i te, które  należy poprawić. Zapisuj swoje spostrzeżenia w arkuszu oceny. Jeżeli nie jesteś pewien swojej opinii, możesz w przerwie spytać uczestników spotkania o ich zdanie. Zapoznaj się z listą cech dobrego wystąpienia w opisie funkcji Mówcy co pozwoli Ci wyłowić najważniejsze elementy do ewaluacji. Zwróć uwagę na reakcję publiczności: czy była znudzona, zainteresowana, zaangażowana a może rozbawiona? Warto jest docenić ważny temat czy oryginalną myśl.
  • Ewaluacja.
    • W swojej ewaluacji podaj 2 lub najwyżej 3 elementy wyjątkowo dobre, warte naśladowania i tyle samo elementów do poprawy. Podając 2 elementy będziesz mieć więcej czasu na ich omówienie. Więcej informacji możesz przekazać mówcy po spotkaniu np. na afterparty.
    • Ewaluacja to także mowa i powinna mieć strukturę:
      • Wstęp, w którym opowiesz o ogólnych odczuciach
      • Rozwinięcie, w którym wymienisz po 2-3 elementy dobre i do poprawy. Ponieważ używamy metody kanapki to najpierw wymieniamy elementy dobre a potem elementy do poprawy. Kanapkę zamyka zakończenie.
      • Zakończenie, w którym podsumujesz w 1-2 zdaniach wszystkie elementy, docenisz wystąpienie  i pozytywnie zachęcisz do dalszego rozwoju.
      • Odniesienie się do założeń projektu. Albo we wstępie albo lepiej w zakończeniu powiedz czy mówca spełnił założenia projektu. Jeżeli mówca nie spełnił tych założeń to możesz zasugerować powtórzenie projektu. Ewaluator nie ma prawa do nie zaliczenia projektu, więc nie używaj takiego sformułowania. Zadbaj aby informacja o nie spełnieniu założeń projektu nie była ostatnim zdaniem ewaluacji. Najlepiej umieścić tę informację na początku zakończenia tak aby podsumowanie wszystkich elementów i wezwanie do rozwoju pozostawiły pozytywny wydźwięk ewaluacji.
    • Elementy pozytywne i do poprawy powinny:
      • być konkretne, bez ogólników. Np. zamiast “Podobała mi się Twoja mowa ciała” może być “Podobało mi się, że wykorzystałeś całą scenę przechodząc …”.
      • zawierać uzasadnienie dlaczego jest ważny i jaki odnosi skutek na publiczność. Np. “Przestępowałeś z nogi na nogę co mnie rozpraszało i utrudniało skupienie się na treści wystąpienia”.
      • zawierać przykład wystąpienia w mowie. Np.  “Miałeś wspierające mowę gesty. Np. gdy mówiłeś o wzroście podniosłeś rękę do góry a gdy o spadku opuściłeś rękę w dół.”
      • elementy do poprawy powinny wskazywać jak mówca może to zrobić. Np. zamiast “Popracuj nad tym aby być lepiej zrozumianym” może być “Aby być lepiej zrozumianym popracuj na dykcją i mów wolniej. “
      • Jeżeli są elementy do poprawy, które mogą zawstydzić mówcę, nie mów o nich na scenie a przekaż je osobiście po spotkaniu.
    •  Zaznacz, że przedstawiane uwagi to wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić).
      • Unikaj sformułowań generalizujących typu: “Uważamy…”, “Wszyscy zauważyli…”
      • Używaj za to: “Moim zdaniem…”, “Zauważyłam/łem…”.
    • Unikaj wartościowania np.  sformułowań “Mowa była słaba” albo “Masz słabą dykcję”. Mów o faktach, swoich spostrzeżeniach i odczuciach.
    • Podczas ewaluacji, Ewaluator nie powinien „błyszczeć” na tle mówcy. Główną postacią jest mówca.
    • Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do przemawiającego. Mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.
    • Bądź zwięzły. Na ewaluację masz  od 2 do 3 minut z 30 sekundowym buforem czasowym.  Przykładowe rozplanowanie ewaluacji w czasie: wstęp i odniesienie do projektu , oraz elementy pozytywne do flagi zielonej (2 minuty), elementy do poprawy do flagi zółtej (30 sekund). Zakończenie do flagi czerwonej (30 sekund).

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Opiekun Gości jest osobą, która życzliwie wita gości przybyłych na spotkanie klubu i udziela informacji o organizacji Toasmasters International, klubie, programie edukacyjnym i możliwościach rozwoju w środowisku Toastmasters. Opiekun gości  buduje pozytywną atmosferę oraz wizerunek klubu jako miejsca otwartego i przyjaznego dla nowych członków.

Doskonalone umiejętności

  • Networking
  • Obycie towarzyskie
  • Smal talk

Wytyczne

  • Przed spotkaniem.
    • Pamiętaj, że Twoim wsparciem w pełnieniu funkcji jest jest VPM (Vice Prezes ds. członkowskich).
    • Przyjdź na spotkanie przynajmniej 15 minut przed rozpoczęciem spotkania (18:30), aby być dostępnym dla Gości, którzy przyjdą wcześniej.
    • Pobierz z walizki ulotki i Księgę Gości a od Toastmastera Spotkania wydrukowane agendy.
      • Ulotki wręczaj przychodzącym Gościom i informuj, że QR-kody prowadzą do naszej strony na FB oraz strony www dla Gości.
      • Agendy wręczaj przychodzącym Gościom i wyjaśnij do czego służą i jak je czytać.
    • Zajmij miejsce blisko wejścia i podchodź do osób, które się pojawiają i nie są członkami klubu. Zapytaj ich o imię, czym się zajmują, skąd wiedzą o organizacji Toastmasters i naszym klubie, czego oczekują po wizycie w klubie….. Wręcz ulotkę i agendę wraz z wyjaśnieniami. Zabawiaj ich rozmową do momentu przybycia kolejnego Gościa lub poczujesz, że wyczerpaliście formułę small talk i wtedy zaproś rozmówcę do zajęcia miejsca na widowni.
    • Jeżeli w trakcie początkowej fazy rozmowy z Gościem przyjdzie kolejna osoba, zaproś ją do wspólnej rozmowy lub przekaż opiekę nad Twoim rozmówcą innemu klubowiczowi informując na jakim etapie wprowadzania Gościa byliście a Ty podejdź do nowo przybyłej osoby. Ważne aby wchodzące osoby nie czuły się zagubione i niezauważone.
    • Twoje narzędzia to uśmiech, pozytywne nastawienie i prawdziwe zainteresowanie drugą osobą. Buduj pozytywną atmosferę oraz wizerunek klubu jako miejsca otwartego i przyjaznego dla nowych członków.
    • Nie namawiaj, nie sugeruj  ani nie wywieraj presji na przystąpienie Gości do klubu.  Unikaj tego także w zapowiedzi swojej funkcji czy spotkania w przerwie. Nie chcemy aby Gość poczuł, że czegoś od niego oczekujemy. Ma dobrze i swobodnie się czuć bez zobowiązań.
    • Zachęcaj do odwiedzenia  innych klubów w Warszawie. Informacje o innych klubach można znaleźć na FB na stronie “Toastmasters Warszawa” w sekcji Informacje->Szczegóły. Chcemy aby przystąpienie do naszego klubu było świadomą a nie przypadkową decyzją.
    • Osoby zainteresowane dołączeniem do klubu kieruj do VPM a gdy go nie ma weź kontakt mailowy do gościa i przekaż go później VPM.
  • W trakcie spotkania.
    • Podczas przedstawiania swojej funkcji ze sceny poproś gości o podniesienie ręki aby wszyscy klubowicze zobaczyli ilu gości jest na spotkaniu, powiedz, że jesteś do ich dyspozycji i zaproś na spotkanie informacyjne w czasie przerwy w spotkaniu. Zaprezentuj Księgę Gości, powiedz, w którym miejscu będzie dostępna i zaproś do pozostawienia wpisu. Poinformuj, że będziesz także do ich dyspozycji po spotkaniu oraz zaproś na Afterparty.
    • W czasie przerwy zaproś Gości na bok i opowiedz im o:
      • organizacji Toastmasters
      • programie edukacyjnym Pathways
      • naszym klubie
      • możliwościach rozwoju w klubie
      • kosztach członkostwa
      • możliwości bezpłatnego uczestniczenia w spotkaniach klubu jako gość 3 razy. Jeżeli zauważysz gościa, który jest 4 lub więcej raz, delikatnie spytaj go o to, który raz już jest gościem.
      • zaproś do zadawania pytań i odpowiedz na nie. Jeżeli nie znasz odpowiedzi, zawsze możesz poprosić o pomoc VPM lub innego zawansowanego klubowicza.
    • Podczas sesji komentarzy gości wspieraj Toastmastera Spotkania w identyfikacji gości.
  • Po spotkaniu.
    • Pozostań do dyspozycji Gości, którzy mają jeszcze pytania.
    • Zachęcaj nadal do pozostawienia wpisu w Księdze Gości.
    • Zaproś ponownie Gości na afterparty.
    • Przed wyjściem odłóż nierozdane ulotki oraz Księgę Gości do walizki.
    • Wskazane jest aby Opiekun Gości udał się wraz z chętnymi Gośćmi na afterparty i kontynuował opiekę nad nimi.

Moderator to osoba odpowiedzialna za wsparcie techniczne uczestników spotkania, moderowanie aplikacją Zoom i przeprowadzenie głosowań klubowych.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Moderownie spotkaniem online
  • Obsługa prezentacji, rzutnika, mikrofonu, …
  • Radzenie sobie z niespodziewanymi trudnościami

Wytyczne

  • Dzień przed spotkaniem
    • Przeczytaj post przypięty “Moderator” na grupie klubowej TCTM gdzie znajdziesz wszystkie dane dostępowe i linki.
    • Zapoznaj się z agendą i sprawdź kim są Mówcy i Ewaluatorzy.
    • Dostosuj formularze informacji zwrotnej dla każdego mówcy, korzystając z linków umieszczonych w poście “Moderator”. Twoim zadaniem jest wpisać imiona mówców oraz datę spotkania. Zajrzyj także w zakładkę „Odpowiedzi” — jeśli jakieś są, skontaktuj się z Moderatorem z poprzedniego spotkania i upewnij się, że zostały już przekazane mówcom zanim je skasujesz.
    • Przygotuj ankiety do głosowania na Najlepszego Mówcę i Najlepszego Ewaluatora na stronie mentimeter.com. Dane do logowania znajdziesz w poście “Moderator”. Głosowanie na Najlepszą Odpowiedź na Gorące Pytanie trzeba będzie przygotować na spotkaniu, gdy już będą znane osoby biorące udział w konkursie.
  • Przed rozpoczęciem spotkania
    • Uruchom i podłącz klubowy komputer do zasilania oraz do sieci Wi-Fi.
    • Podłącz kabel HDMI znajdującego się nieopodal projektora do komputera.
    • Podłącz do komputera mysz, mikrofon i kamerę internetową. Wszystkie te elementy znajdziesz w walizce.
    • Zaloguj się na konto użytkownika Windows (hasło jest przyklejone na komputerze) i uruchom aplikację Zoom używaną do przeprowadzenia spotkania hybrydowego oraz nagrywania wystąpień. Wybierz z listy spotkań „Top Careers Toastmasters” i kliknij przycisk „Start”.
    • Skieruj kamerę internetową na scenę tak, aby w aplikacji Zoom mówcy byli dobrze widoczni i aby kamera obejmowała całą scenę. Możesz poprosić, kogoś z klubowiczów aby wszedł na scenę i pokazał jej granice.
    • Jeżeli są Mówcy, którzy będą mieli prezentację to wgraj je na komputer klubowy z przenośnego nośnika od Mówcy i podłącz na 1 minutę pilot do prezentacji aby się naładował. Wręczaj pilota mówcom, którzy mają prezentacje przed występem.
    • Uruchom przeglądarkę internetową, a następnie stronę mentimeter.com. Miej ją w gotowości podczas konkursu Gorących Pytań, by na bieżąco uzupełniać listę uczestników.
    • Obserwuj aplikację Zoom i akceptuj osoby pojawiające się w poczekalni. Jeżeli nie znasz to kogoś upewnij się (np. pisząc na czacie), że to klubowicz lub osoba z innego klubu a nie ktoś obcy, kto może przeszkadzać w spotkaniu. Kontynuuj to zadanie podczas całego spotkania. Przeprowadź próbę mikrofonu i głośników (sprawdź czy uczestnicy online słyszą co się dzieje w sali i czy słychać gdy coś mówią).
  • W trakcie spotkania
    • Poproszony/a przez Głównego Oceniającego  przedstaw swoją funkcję. Zapytaj czy jest ktoś kto nie chce być nagrywany na scenie. Jeżeli ktoś taki się zgłosi to nie nagrywaj jego wystąpienia.
    • Zarządzaj aplikacją Zoom.
      • Jeżeli ktoś ze zdalnych uczestników nie wyłączy mikrofonu to wycisz go aby nie przeszkadzał w spotkaniu.
      • Włączaj nagrywanie w chmurze na początku i zatrzymuj na końcu wystąpień Mówców, Ewaluatorów i uczestników Konkursu Gorących Pytań. Upewnij się, że mikrofon jest włączony.
      • Jeżeli ktoś ze zdalnych uczestników ma zabrać głos np. Mówca to na początku jego występu przypnij jego wizerunek w Zoom (aby zajmował całe ono), zmaksymalizuj aplikację Zoom na cały ekran i przenieś okno aplikacji Zoom na ekran rzutnika (klawisze Win+Shift+”strzałka w lewo”). Po zakończonym występie przenieś okno aplikacji zoom na ekran komputera (klawisze Win+Shift+”strzałka w prawo”), zmniejsz okno aplikacji Zoom i odepnij wizerunek mówcy.
    • Wyświetlaj prezentacje. Jeżeli mówca dostarczył Ci prezentację to otwórz ją przed jego występem w Programie Power Point i na  znak Mówcy uruchom prezentację oraz przenieś ją na ekran rzutnika (klawisze Win+Shift+”strzałka w lewo”). Nie rób w czasie prezentacji nic innego, ponieważ pilot do prezentacji obsługuje tylko aplikację, która ma focus. Po zakończonej prezentacji przenieś ją na ekran komputera (klawisze Win+Shift+”strzałka w prawo”) i zamknij.
    • Wyświetlaj QR kody dla informacji zwrotnych i głosowań. Wszystkie ekrany QR-kódw są przygotowane w dokumencie . Otwórz go i wybierz ekran z właściwym kodem, zamaksymalizuj a następnie przenieś na ekran rzutnika (klawisze Win+Shift+”strzałka w lewo”). Po głosowaniu przenieś na ekran komputera (klawisze Win+Shift+”strzałka w prawo”) i zamknij.
    • Przygotuj głosowanie w konkursie Gorących Pytań. Gdy już mówca wejdzie na scenę i padnie pytanie, dodaj imię mówcy i temat pytania do ankiety głosowania w mentimeter.com.
  • Po spotkaniu
    • Wyloguj się z kont na klubowym laptopie i wyłącz komputer.
    • Odłącz wszystkie urządzenia i schowaj je wraz z komputerem do walizki. Upewnij się, że wszystkie urządzenia są na miejscu:
      • Komputer
      • Mysz
      • Mikrofon
      • Kamera
      • Pilot do prezentacji
  • W ciągu kilku dni po spotkaniu
    • Roześlij informacje zwrotne (odpowiedzi wyeksportowane z formularza Google) do wszystkich mówców.
    • Ususń z formularzy dopowiedzi
    • Zamień imiona uczestników na X a datę zamień na XX.XX.XXXX

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Oceniający Mowę Ciała pomaga rozwijać umiejętności komunikacji niewerbalnej, która stanowi znaczną część przekazu. Postawa, kontakt wzrokowy z publicznością, gestykulacja, mimika i poruszanie po scenie to elementy znacząco wpływające na odbiór przemawiającego jako szczerej i wiarygodnej osoby.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Świadomość mowy ciała
  • Skupienie i spostrzegawczość
  • Udzielanie konstruktywnych, motywujących i przyjaznych informacji zwrotnych

Wytyczne

  • Przygotowanie. Zapoznaj się z elementami mowy ciała wymienionymi w opisie funkcji Mówcy. Aby poszerzyć swoją wiedzę zaznaj się poradami dotyczącymi mowy ciała na stronie TMI oraz przeczytaj podręcznik “Using Body Language”.
  • Obserwacja. Obserwuj uważnie wszystkich zabierających głos: Mówców, osoby funkcyjne, Toastmastera Spotkania oraz osoby z widowni i notuj swoje spostrzeżenia. Staraj się wychwycić najciekawsze elementy wystąpienia warte naśladowania oraz te, których lepiej unikać.
  • Raport.
    • Wymień po kilka najważniejszych elementów, które warto naśladować oraz których warto unikać.
    • Możesz niektóre z elementów zaprezentować na scenie, aby było wiadomo o czym mówisz.
    • Wymieniając elementy pozytywne możesz pochwalić osoby, u których je zauważyłeś. Elementy negatywne wymieniaj anonimowo, ogólnie.
    • Twój raport jest ewaluacją, więc zastosuj zasady z opisu funkcji Ewaluatora.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Oceniający Gorące Pytania  ma na celu pomóc rozwijać umiejętności improwizacji oraz kreatywnego reagowania w niespodziewanych sytuacjach oraz konstruowania krótkich, ale pełnych treści i skutecznych wypowiedzi. Zadaniem Oceniającego GP jest udzielanie informacji zwrotnej uczestnikom konkursu GP, aby podnosić jakość odpowiedzi na GP w klubie i zwiększać szanse klubu w konkursach GP. NIE JEST zadaniem Oceniającego GP ewaluowanie prowadzącego GP – to zadanie Głównego Oceniającego.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Kreatywność
  • Skuteczność mów improwizowanych
  • Udzielanie konstruktywnych, motywujących i przyjaznych informacji zwrotnych

Wytyczne

  • Obserwacja. Słuchaj pytań i odpowiedzi na Gorące Pytania i staraj się wychwycić najciekawsze elementy wystąpienia warte naśladowania oraz te, których lepiej unikać.
    • Czy odpowiedź jest trafna i związana z pytaniem?
    • Czy odpowiedź ma strukturę zawierającą wstęp, rozwinięcie i zakończenie? Odpowiedź na GP jest krótką mową i powinna mieć poprawną strukturę.
    • Czy odpowiedź coś wnosi, wzbogaca słuchaczy? Jeżeli na przykład pytanie było czy wolisz kolor biały czy czarny, a w odpowiedzi będzie tylko stwierdzenie, że kolor biały, to nic to nie wnosi dla słuchaczy. Ale jeżeli odpowiadający spuentuje, że przecież o gustach się nie dyskutuje i każdy ma prawo lubić własny kolor, to jest to odpowiedź wzbogacająca publiczność.
    • Czy odpowiedź była płynna i logiczna czy chaotyczna, “szyta na gorąco”?
    • Czy odpowiedź była ciekawa, emocjonująca, porywająca czy raczej rutynowa i nudna?
    • Czy odpowiedź zawierała elementy humorystyczne, które zawsze polepszają odbiór wystąpienia i podnoszą jego ocenę?
    • Czy odpowiedź zawierała elementy historii lub osobistych doświadczeń, które pozwalają publiczności bardziej się zaciekawić i zaangżować?
  • Raport.
    • Wymień po kilka najważniejszych elementów, które warto naśladować oraz których warto unikać.
    • Podaj konkretne przykłady elementów, które omawiasz i jasne zalecenia, jak poprawić elementy warte ulepszenia.
    • Wymieniając elementy pozytywne możesz pochwalić osoby, u których je zauważyłeś. Elementy negatywne wymieniaj anonimowo, ogólnie.
    • Jeżeli masz doświadczenie w odpowiedziach na GP, możesz podzielić się swoją wiedzą i pomysłami np. na temat tego, jak znaleźć inspirację do odpowiedzi czy jak opanować stres.
    • Twój raport jest ewaluacją, więc zastosuj zasady z opisu funkcji Ewaluatora.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Zadaniem Oceniającego uważność językową jest zwrócenie uwagi na elementy wypowiedzi, które sprawiają, że nasze przekaz jest precyzyjny, pozbawiony niepotrzebnych wtrąceń oraz przyjazny dla słuchaczy, pozbawiony presji  i przemocy.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Skupienie i spostrzegawczość
  • Zwiększanie uważności językowej
  • Udzielanie konstruktywnych, motywujących i przyjaznych informacji zwrotnych

Wytyczne

  • Przygotowanie. Zapoznaj się z elementami uważności językowej i komunikacji bez przemocy (NVC).
    • Przykładami wypowiedzi wartych zwrócenia na nie uwagi są:
      • “Dziękuję Tomku za pomoc przy rozstawieniu krzeseł. To było wspierające, że sam to zaproponowałeś.”. Docenianie i podziękowania budują dobrą atmosferę i tworzą dobre zwyczaje w danym środowisku.
      • “Czuję się niekomfortowo, gdy w wypowiedziach są używane wulgaryzmy”.  Prośba o nieprzeklinanie wyrażona w sposób delikatny, bez presji.
      • “W mojej ocenie można to było powiedzieć ciszej”.  Podkreślenie subiektywności opinii zmniejsza presję i opór odbiorcy.
    • Przykładami niefortunnych wypowiedzi są:
      • “Musicie starać się o jak najlepsze wyniki”.   Lepiej powiedzieć: “Warto starać się o jak najlepsze wyniki”. Słowo “musicie” jest nacechowane presją i może wzbudzać sprzeciw odbiorcy.
      • “Walczymy z mową nienawiści.” Lepiej powiedzieć: “Dbamy o przyjazną komunikację”. Słowo “walczymy” jest nacechowane przemocą, czego warto unikać, gdy nie mówimy o przemocy.
      • “Chciałbym powiedzieć, że nie lubię pływać.” Lepiej powiedzieć: “Nie lubię pływać”. Wtrącenie “chciałbym powiedzieć” niczego nie wnosi – skoro mówisz to pewnie chciałeś to powiedzieć.
      • “Powiem Wam szczerze, że nie chcę tam jechać.” Lepiej powiedzieć: “Nie chcę tam jechać”. Wtrącenie “powiem Wam szczerze” sugeruje, że mówca w innych przypadkach bywa nieszczery.
      • “Ponieważ kończy mi się czas, to będę kończył wystąpienie“. Całkowicie zbędna wypowiedź, zabierająca czas, który się przecież kończy. Lepiej wykorzystać te ostatnie chwile na coś wartościowego.
  • Obserwacja. Słuchaj wszystkich zabierających głos: Mówców, osoby funkcyjne, Toastmastera Spotkania oraz osoby z widowni i notuj swoje spostrzeżenia. Staraj się wychwycić najciekawsze elementy wystąpienia warte naśladowania oraz te, których lepiej unikać.
  • Raport.
    • Wymień po kilka najważniejszych elementów, które warto naśladować oraz których warto unikać i wytłumacz dlaczego.
    • Wymieniając elementy pozytywne możesz pochwalić osoby, u których je zauważyłeś. Elementy negatywne wymieniaj anonimowo, ogólnie.
    • Twój raport jest ewaluacją, więc zastosuj zasady z opisu funkcji Ewaluatora.

Funkcja dodatkowa – nie jest wymagana na spotkaniu przez Toastmasters International.

Rolą Słuchacza jest zachęcać osoby obecne na spotkaniu do uważnego słuchania wystąpień oraz zwiększyć interakcję z publicznością i urozmaicić spotkanie.  Pod koniec spotkania,  w czasie przeznaczonym do składania raportów, Słuchacz przeprowadza quiz zadając pytania o fakty, szczegóły, informacje, które znalazły się w wypowiedziach mówców.

Doskonalone umiejętności

  • Występowanie na scenie
  • Skupienie i spostrzegawczość
  • Umiejętność wyławiania ciekawych, zaskakujących lub humorystycznych faktów

Wytyczne

  • Po wezwaniu przez Głównego Oceniającego wytłumacz na czym polega twoja funkcja. Podkreśl  jak ważne jest uważne słuchanie i  skupianie się na mówcy. Możesz przypomnieć, że rozmowy na sali bardzo przeszkadzają w uważnym słuchaniu. Masz na wyjaśnienie swojej funkcji minutę. Zapowiedz, że zamiast raportu poprowadzisz quiz na najlepszego słuchacza i możesz nawet przygotować jakiś drobiazg jako nagrodę.
  • Wyłapuj ciekawe, zaskakujące lub humorystyczne fakty i dane z wypowiedzi mówców.
  • Pod koniec spotkania podczas raportu przeprowadź quiz. Dla zwiększenia atrakcyjności możesz pytania zadawać podchwytliwie np. jeżeli z opowieści mówcy wynika, że jego brat nie umie pływać, spytaj, kto nie mógłby być ratownikiem. Postaraj się wpleść elementy humorystyczne.

1. Najlepszy Mówca – głosowanie publiczności na Mówcę, którego wystąpienie najbardziej się podobało.

2. Najlepszy Ewaluator – głosowanie publiczności na Ewaluatora, którego wystąpienie najbardziej się podobało.

3. Najlepszy odpowiadający na Gorące Pytania – głosowanie publiczności na zwycięzcę w konkursie Gorących Pytań.

4. Najlepszy Humor (opcjonalnie) – głosowanie publiczności na osobę uczestniczącą w spotkaniu, która najbardziej ją rozbawiła.