Co roku, w maju i listopadzie odbywają się wybory zarządu na kolejną, półroczną kadencję. Pełnienie funkcji w zarządzie pomaga rozwijać zdolności przywódcze i daje szansę zdobyć cenne doświadczenie. Członkowie zarządu od początku powstania klubu wyszczególnieni są w zakładce Zarząd. Nad zachowaniem ciągłości czuwa Prezes poprzedniej kadencji, co znacząco ułatwia nowym członkom odnalezienie się w swoich obowiązkach.

Aby wziąć udział w wyborach trzeba być członkiem klubu i podczas wyborów wygłosić krótką, autopromocyjną przemowę. Członkowie klubu wybierają zarząd w głosowaniu tajnym na spotkaniu wyborczym.

Członkami zarządu są:

  • Prezes
  • Wiceprezes ds. Edukacji
  • Wiceprezes ds. Członkostwa
  • Wiceprezes ds. Public Relations
  • Sekretarz
  • Skarbnik
  • Dyrektor ds. Administracyjnych
Prezes

Prezes pełni najważniejszą funkcję w klubie Toastmasters. Jest odpowiedzialny za stworzenie przyjaznego środowiska, w którym członkowie wypełniają cel rozwoju osobistego oraz uzyskują korzyści z klubowego programu edukacji. Prezes koordynuje działania klubowe, wspiera poszczególnych członków zarządu w ich działaniach tam, gdzie aktualna sytuacja tego wymaga. Zwołuje i przewodniczy spotkaniom zarządu. Na każdym spotkaniu klubu czyta i/lub wyświetla misję klubu. Dostrzega osiągnięcia członków w klubie i życiu poza nim. Znajduje zastępcę, jeśli nie może wziąć udziału w spotkaniu klubowym. Szuka liderów oraz doprowadza do przeprowadzenia wyborów nowego zarządu w odpowiednim terminie. Utrzymuje relacje z Dystryktem, Toastmasters International oraz innym klubami.
Po zakończeniu kadencji wspiera nowego prezesa w jego działaniach, służy wiedzą i doświadczeniem.

Bycie prezesem to już nie jest poruszanie się po ścieżce lidera. To nawet nie jest droga szybkiego ruchu. Bycie prezesem w klubie Toastmasters to autostrada do bycia dobrym liderem!

Pełniąc tę funkcję zdobyłem doświadczenie w prowadzeniu zebrań, zarządzaniu społecznością klubowiczów, rozwiązywaniem konfliktów, a przede wszystkim podporządkowywaniem własnego ego w relacjach interpersonalnych na rzecz dobra klubu.

Żadne inne doświadczenie nie zapewniło mi tyle praktycznych umiejętności. Tej wiedzy nie zdobędziesz na żadnych warsztatach, a klub Toastmasters zapewnia Ci bezpieczne warunki świadomego rozwoju.

Michał Talarek (Prezes, VI Kadencja Zarządu TCTM)

Wiceprezes ds. Edukacji

Jeśli zechcesz być Wiceprezesem ds. Edukacji czeka Cię ciekawe i wartościowe doświadczenie współpracy ze wszystkimi członkami klubu.

Podjęłam się pełnienia tej funkcji, bo dla mnie była to też praca nad samą sobą- nad moją własną dyscypliną, obowiązkowością, tolerancją i komunikatywnością wynikającą z pracy z różnymi ludźmi, o różnych osobowościach, talentach, zaangażowaniu i oczekiwaniach względem Toastmasters i mnie jako Wiceprezesa ds. Edukacji.

Jeśli to Ty zostaniesz wybrana/y Wiceprezesem ds. Edukacji to poniżej znajdziesz krótkie zalecenia do tej funkcji:
• Pomagasz członkom Zarządu w pełni zrozumieć ich role,
• Stanowisz dla nich punkt odniesienia- jesteś swego rodzaju ‘wyrocznią’ w sprawach związanych z edukacją.
• Ułatwiasz komunikację, gdy oczekiwania są różne – jesteś po trosze łącznikiem, mediatorem i rozjemcą.

Co robisz poza spotkaniami? Wszystko – w szczególności:
• Planujesz je – nic nie dzieje się bez Ciebie, nad wszystkim masz kontrolę,
• Promujesz uczestniczenie w programie edukacyjnym TMI,
• Zapoznajesz nowych członków klubu z klubem, TMI i zasadami organizacji,
• Zachęcasz nowych członków do czynnego uczestnictwa w spotkaniach,
• Sugerujesz Mentora nowym członkom i dbasz o Mentoring w klubie.

Do pomocy masz easy- speaka, narzędzie informatyczne ułatwiające zarządzanie klubem: http://tmclub.eu. Dzięki niemu masz wgląd w przeszłość, teraźniejszość i przyszłość Klubu i Klubowiczów

Co jeszcze robisz poza spotkaniami?
• Uczestniczysz w spotkaniach Zarządu
• Bierzesz udział w posiedzeniach Rady Dystryktu
• Głosujesz na międzynarodowych konferencjach
• Dbasz o to, żeby mieć zastępcę lub asystenta
• Przygotowujesz swojego następcę
• Znajdujesz członka klubu, który poprowadzi prezentacje z serii: Klub Osiągający Sukces
• Planujesz i nieustannie monitorujesz sukcesy klubu w programie DCP – Distinguished Club Program czyli Program Wyróżniających się Klubów
• Inicjujesz zgłoszenie do TMI ukończenia projektu przez klubowicza
• Prowadzisz spotkania, gdy Prezes jest nieobecny

Zachęcam Cię do podjęcia pełnienia tej funkcji. Będziesz miał zapewnioną ciężką pracę, przygodę, zabawę i zyskasz Przyjaciół wśród Klubowiczów i Gości.

Po roku kadencji wiesz już prawie wszystko o swojej funkcji! I wtedy z żalem przekazujesz ją następcy, żeby on wykazał się w pracy jako Vice Prezes ds. Edukacji.

Wiceprezes ds. Członkostwa

Wiceprezes ds. Członkostwa jest odpowiedzialny za budowanie i utrzymanie członkostwa w klubie. To jedna z najważniejszych pozycji w Klubie Toastmasters, ponieważ naszym najważniejszym zasobem są ludzie, którzy ten klub tworzą. Wiceprezes ds. Członkostwa jest często pierwszym punktem kontaktu dla nowych osób, które rozważają przystąpienie do klubu. Często pierwsze wrażenie determinuje decyzję osoby, która pojawia się na spotkaniu o tym, czy chce przystąpić do klubu i dalej angażować się w działalność klubową, czy nie, a Wiceprezes ds. Członkostwa może przyczynić się do tego, że dana osoba zasili szeregi klubu. Najważniejsze to rozmawiać, dbać o nowe osoby, i „być dla nich”, co w rezultacie przekłada się na wzrost i sukces klubu.

Najważniejsze zadania Wiceprezes ds. Członkostwa:
• Budowanie i utrzymanie członkostwa w klubie, rekrutacja nowych członków,
• Witanie gości, zadbanie o każdą nową osobę pojawiającą się na spotkaniu w klubie, tak, żeby czuła się, że jest mile widziana. Wyjaśnianie idei Toastmasters, programu edukacyjnego wszystkim gościom biorącym udział w spotkaniu,
• Prowadzenie listy obecności gości, tzw. „Księgi Gości”, wysyłanie do gości informacji po spotkaniu z podziękowaniem za udział w spotkaniu, krótkim objaśnieniem idei spotkań Toasmasters oraz zaproszeniem do wzięcia udziału w kolejnym spotkaniu. Utrzymywanie z gośćmi kontaktu po spotkaniu,
• Wyjaśnianie gościom i nowym członkom zasad członkostwa w klubie. Pomoc dla gości, którzy wyrazili chęć przystąpienia do klubu w wypełnieniu wszystkich formalności,
• Interesowanie się tymi członkami klubu, którzy przestają uczęszczać na spotkania,
• Współpraca z Prezesem, Wiceprezesem ds. Edukacji celem zapewnienia, że każdy członek jest formalnie przedstawiony i wprowadzony na pierwszym spotkaniu,
• Pomoc nowym członkom w zasymilowaniu się z grupą,
• Prowadzenie raportów na temat aktualnego członkostwa w klubie.

Rola Wiceprezesa ds. Członkostwa to odpowiedzialność, ale i ogromna satysfakcja. To nieustanny kontakt z ludźmi: poznaję ich, wychodzę im naprzeciw, pomagam im zostać członkami klubu, ale i nieustannie uczę się od nich i mam przy tym świetną zabawę.

Wiceprezes ds. Public Relations

Jest odpowiedzialny za koordynowanie działań dotyczących wizerunku klubu oraz zachęca do wstąpienia do klubu.

Jest to bardzo sympatyczna rola, której największą zaletą dla mnie jest bycie na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami dotyczącymi życia klubu oraz kreatywność w wymyślaniu nowych sposobów promocji.

Do obowiązków Wiceprezesa ds. Public Relations należą:
• Propagowanie idei Toastmasters,
• Aktywny udział w zebraniach zarządu,
• Przygotowywanie raportów ze swoich działań,
• Przygotowywanie not prasowych i newslettera oraz materiałów promocyjnych (ulotki, wizytówki, klipy video),
• Publikacja materiałów promocyjnych,
• Czuwanie nad właściwym korzystaniem z marki Toastmasters,
• Udział w szkoleniach organizowanych przez klub oraz innych klubowych wydarzeniach,
• Zarządzanie klubową witryną www (w tym publikacje podsumowań z kolejnych spotkań) oraz portalami społecznościowymi (YouTube, Facebook),
• Kontakt z lokalnymi mediami i organizacja wywiadów,
• Pomoc w organizacji wydarzeń klubowych (konkursów, szkoleń, okazjonalnych przyjęć),
• Utrzymywanie kontaktu z innymi klubami
• Udzielanie się na ogólnopolskiej stronie TM.

Sekretarz

Objęcie roli Sekretarza to doskonała możliwość poznania jak funkcjonuje klub. Dowiesz się kto
jest odpowiedzialny za składki członkowskie, kto organizuje klubowe konkursy oraz ile
zaangażowania wnosi w działanie klubu każdy członek zarządu. Pełnienie funkcji Sekretarza jest
bardzo dobrym przygotowaniem do objęcia kolejnych, bardziej wymagających ról w zarządzie.

Do głównych zadań klubowego sekretarza należy:
• Przesyłanie składu nowo wybranego zarządu do Toastmasters International,
• Przesyłanie zmian w składzie zarządu do Toastmasters International,
• Opieka nad klubowymi dokumentami,
• Sporządzanie notatek ze spotkań zarządu,
• Obsługa korespondencji klubowej,
• Uczestniczenie w szkoleniach przeznaczonych dla członków zarządu,
• Wspieranie pozostałych członków zarządu,
• Przygotowanie swojego następcy na kolejną kadencję.

Podobnie jak wszyscy członkowie zarządu, Sekretarz jest odpowiedzialny za tworzenie przyjaznej
atmosfery na spotkaniach, witanie gości i wspieranie członków klubu w ich rozwoju.

Skarbnik

Skarbnik to osoba odpowiedzialna za prowadzenie klubu od strony finansowej. Opieka nad klubowym kontem, organizowanie zbierania składek członkowskich 2 razy do roku oraz każdorazowo w momencie przystąpienia nowych członków, a następnie przekazywanie składek do Toastmasters International to główne zadania Skarbnika. Po uzgodnieniu z innymi członkami Zarządu dokonuje wydatków pieniędzy klubu na różne okazje typu urodziny, spotkania świąteczne i inne.

Skarbnik powinien czuwać, aby klub miał zawsze jakieś fundusze do dyspozycji. Powinien móc najlepiej ocenić na jakie wydatki klub może sobie pozwolić. Skarbnik to funkcja bardzo odpowiedzialna, wszak chodzi o pieniądze, na dodatek nie własne. Pełnienie tej funkcji uczy samodzielności i systematyczności oraz odpowiedzialności.

Co mi dało bycie Skarbnikiem?
Nauczyło mnie pisania i monitorowania realizacji budżetu.
Zmusiło do jeszcze większej uważności dotyczącej moich własnych i oddanych w zarząd pieniędzy.Obserwacja działań oraz posiedzeń zarządu i komunikacji miedzy posiedzeniami były dla mnie ciekawą lekcją pracy zespołowej i zarządzania zespołem. Wykorzystuje to w życiu prywatnym i w biznesie.Polecam funkcję Skarbnika osobie, dla której będzie wartościowe nabycie takich doświadczeń, jak moje podczas pełnienia tej roli w Zarządzie klubu.Beata Suchodolska (Skarbnik, VI Kadencja Zarządu TCTM)
Dyrektor ds. Administracyjnych

Dyrektor ds. Administracyjnych pełni ważną funkcję pomocniczą w każdym klubie Toastmasters.

Zadania:
• Organizacja miejsca spotkań,
• Każdorazowe przygotowanie sali do spotkań,
• Przechowywanie mienia klubu,
• Powitanie członków i gości,
• Inne (catering, liczenie głosów),
• Czynny udział w spotkaniach klubu,
• Udział w posiedzeniach zarządu klubu,
• Udział w szkoleniach,
• Udział w konferencjach oraz innych wydarzeniach TM,
• Przygotowanie swojego następcy.

Przede wszystkim jednak, baw się dobrze
…i nie zapomnij po spotkaniu zamknąć okien!

Jako Dyrektor ds. Administracyjnych masz wspaniałą okazję aby:
• Rozwinąć swoje umiejętności organizacyjne i interpersonalne,
• Nawiązać kontakty z nowymi ludźmi,
• Zdobyć nowe doświadczenia, przydatne w życiu prywatnym oraz zawodowym.

Prezes Poprzedniej Kadencji

Prezes Poprzedniej Kadencji udziela wskazówek oraz służy pomocą nowemu zarządowi i członkom klubu. Przewodniczy Komitetowi Wyborczemu (Nominacyjnemu), pomaga w przygotowaniu Planu Sukcesu (Rozwoju) Klubu oraz wspiera dążenia klubu do osiągnięcia statusu Wyróżniającego się Klubu (Distinguished Club). Jeśli z jakiegoś powodu Prezes Poprzedniej Kadencji nie może pełnić swojej roli, to ta funkcja pozostaje nieobsadzona do końca kadencji.